Abrechnung · 7 Min
Betriebskostenabrechnung für vermietete Eigentumswohnungen
Kurze Antwort
Die WEG-Jahresabrechnung ist nicht die Betriebskostenabrechnung Ihres Mieters — sie ist deren Grundlage. Aus ihr müssen die umlagefähigen Positionen herausgelöst werden; Verwaltervergütung, Erhaltungsrücklage und Instandsetzung bleiben beim Eigentümer. Die Abrechnung muss dem Mieter binnen zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen.
Zwei Abrechnungen, zwei Verhältnisse
Als vermietender Wohnungseigentümer stehen Sie in zwei Rechtsverhältnissen. Nach oben, zur Gemeinschaft: Sie zahlen Hausgeld und erhalten die Jahresabrechnung nach § 28 WEG. Nach unten, zum Mieter: Sie erhalten Vorauszahlungen und schulden die Betriebskostenabrechnung nach § 556 BGB.
Die beiden Abrechnungen folgen unterschiedlichen Regeln, unterschiedlichen Fristen und unterschiedlichen Verteilungsschlüsseln. Sie ineinander zu überführen ist die eigentliche Arbeit — und die Stelle, an der die meisten privaten Vermieter Geld verlieren.
Was durchgereicht werden darf
Umlagefähig sind ausschließlich Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung, und nur soweit der Mietvertrag ihre Umlage vereinbart. Aus einer typischen WEG-Jahresabrechnung sind das:
Umlagefähig: Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart, Antenne oder Breitband, maschinelle Wascheinrichtung, sonstige Betriebskosten bei ausdrücklicher Vereinbarung.
Nicht umlagefähig: Verwaltervergütung und Sonderhonorare, Zuführung zur Erhaltungsrücklage, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, Kontoführungsgebühren der Gemeinschaft, Kosten der Eigentümerversammlung, Mietausfallwagnis.
Die Trennlinie verläuft zwischen laufendem Betrieb und Substanzerhalt. Die Wartung des Aufzugs ist Betrieb und umlagefähig; die Reparatur nach einem Defekt ist Erhaltung und nicht. Die Hauswartleistung ist umlagefähig, soweit sie Betrieb betrifft — der Anteil für Instandsetzungsarbeiten muss herausgerechnet werden.
Genau deshalb ist eine Jahresabrechnung, die „Hausmeister“ in einer Zeile ausweist, für den vermietenden Eigentümer wertlos. Ohne die Aufteilung können Sie den umlagefähigen Anteil nicht belegen — und ein Mieter, der widerspricht, bekommt recht.
Die Frist, die alles entscheidet
Die Abrechnung muss dem Mieter binnen zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Läuft der Zeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember, ist der 31. Dezember des Folgejahres der letzte Tag.
Nach Fristablauf ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verzögerung nicht zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters müssen Sie gleichwohl auszahlen — die Frist wirkt einseitig.
Das kollidiert regelmäßig mit der WEG-Seite. Für die Jahresabrechnung der Gemeinschaft nennt das Gesetz keine feste Frist; ordnungsmäßige Verwaltung bedeutet in der Praxis drei bis sechs Monate. Kommt sie im November, bleibt Ihnen ein Monat. Kommt sie im Februar des übernächsten Jahres, ist Ihre Frist bereits abgelaufen.
Die Rechtsprechung entlastet Sie dabei kaum. Erwartet wird, dass Sie die Unterlagen aktiv anmahnen und notfalls auf Grundlage der verfügbaren Zahlen vorläufig abrechnen. Eine chronisch säumige Verwaltung ist damit kein Ärgernis, sondern ein finanzielles Risiko — und einer der besseren Gründe, über einen Wechsel nachzudenken.
Heizkosten und CO₂
Bei zentraler Versorgung ist verbrauchsabhängig abzurechnen: zwischen 50 und 70 Prozent nach Verbrauch, der Rest nach Fläche (§ 7 HeizkostenV). Diese Aufteilung nimmt in aller Regel der Messdienstleister im Auftrag der Gemeinschaft vor; Sie übernehmen das Ergebnis für Ihre Einheit.
Hinzu kommt die Aufteilung des CO₂-Preises nach dem CO2KostAufG. Sie folgt einem Stufenmodell: Je schlechter die energetische Qualität des Gebäudes, desto größer der Anteil, den der Vermieter trägt. Bei einem unsanierten Altbau kann das der überwiegende Teil sein.
Die dafür nötigen Angaben — CO₂-Emissionen und Energieverbrauch je Quadratmeter — müssen aus der Heizkostenabrechnung hervorgehen. Fehlen sie, darf der Mieter die Heizkosten pauschal kürzen. Prüfen Sie das, bevor Sie die Abrechnung weiterreichen.
Die häufigsten Fehler
Die WEG-Abrechnung eins zu eins an den Mieter weitergereicht, samt Verwaltervergütung und Rücklage
Zwölfmonatsfrist verpasst, weil auf die Jahresabrechnung der Gemeinschaft gewartet wurde
Grundsteuer vergessen — sie steht nicht in der WEG-Abrechnung, sondern in Ihrem eigenen Bescheid
Falscher Umlageschlüssel: Der WEG-Schlüssel nach Miteigentumsanteilen ist nicht automatisch der mietvertragliche
Leerstandsanteile dem verbleibenden Mieter zugerechnet statt selbst getragen
Instandsetzungsanteil im Hauswart- oder Wartungsposten nicht herausgerechnet
CO₂-Angaben fehlen, Mieter kürzt zulässig
Der Punkt mit dem Umlageschlüssel wird am häufigsten falsch gemacht. In der Gemeinschaft wird nach Miteigentumsanteilen verteilt; gegenüber dem Mieter gilt, was der Mietvertrag vorsieht, und ohne Vereinbarung der Wohnflächenmaßstab (§ 556a BGB). Beides fällt selten zusammen. Wer den WEG-Schlüssel ungeprüft übernimmt, rechnet falsch — meist zu Lasten des Mieters, was bei Widerspruch teuer wird.
Was Sie von Ihrer Verwaltung verlangen können
Eine Verwaltung, die auch Mietverwaltung anbietet, sollte beides in einem Zug liefern: die WEG-Jahresabrechnung und daraus abgeleitet die Betriebskostenabrechnung für den Mieter, mit korrektem Schlüssel, herausgerechneten Erhaltungsanteilen und CO₂-Aufteilung.
Wenn Sie nur ein WEG-Mandat haben, verlangen Sie zumindest eine Abrechnung, die umlagefähige und nicht umlagefähige Positionen getrennt ausweist. Das ist keine Sonderleistung, sondern die Grundlage dafür, dass Sie Ihrer eigenen gesetzlichen Pflicht nachkommen können.
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Häufige Fragen
Bis wann muss die Betriebskostenabrechnung beim Mieter sein?
Binnen zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach können Sie keine Nachforderung mehr geltend machen, außer Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters bleibt trotzdem auszuzahlen.
Zählt es als Entschuldigung, wenn die WEG-Abrechnung zu spät kam?
Nur ausnahmsweise. Die Rechtsprechung ist streng: Der Vermieter muss sich um rechtzeitige Unterlagen bemühen und notfalls schätzen oder vorläufig abrechnen. Eine dauerhaft säumige Verwaltung ist Ihr Problem im Verhältnis zum Mieter, nicht seines.
Darf ich die Verwaltervergütung umlegen?
Nein. Verwaltungskosten sind nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV von der Umlage auf Wohnraummieter ausgeschlossen — sowohl das WEG-Honorar als auch das Honorar für die Sondereigentumsverwaltung.
Wie wird der CO₂-Preis zwischen mir und dem Mieter aufgeteilt?
Nach dem Stufenmodell des CO2KostAufG. Je schlechter die energetische Qualität des Gebäudes, desto höher der Anteil des Vermieters. Die dafür nötigen Angaben müssen aus der Heizkostenabrechnung hervorgehen.
Was ist mit der Erhaltungsrücklage?
Die Zuführung ist nicht umlagefähig. Wird später aus der Rücklage eine Erhaltungsmaßnahme bezahlt, ist auch diese nicht umlagefähig — sie kann aber bei Vermietung Werbungskosten sein und bei Modernisierung eine Erhöhung nach § 559 BGB tragen.
Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Er gibt den Stand der gängigen Praxis wieder; für Ihren konkreten Fall prüfen wir die Fristen gemeinsam mit Ihnen oder einer auf WEG-Recht spezialisierten Kanzlei.