Abrechnung
Betriebskostenabrechnung für vermietete Eigentumswohnungen
Kurze Antwort
Die WEG-Jahresabrechnung ist nicht die Betriebskostenabrechnung Ihres Mieters — sie ist deren Grundlage. Aus ihr müssen die umlagefähigen Positionen herausgelöst werden; Verwaltervergütung, Erhaltungsrücklage und Instandsetzung bleiben beim Eigentümer. Die Abrechnung muss dem Mieter binnen zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen.
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Zwei Abrechnungen, zwei Verhältnisse
Als vermietender Wohnungseigentümer stehen Sie in zwei Rechtsverhältnissen. Nach oben, zur Gemeinschaft: Sie zahlen Hausgeld und erhalten die Jahresabrechnung nach § 28 WEG. Nach unten, zum Mieter: Sie erhalten Vorauszahlungen und schulden die Betriebskostenabrechnung nach § 556 BGB.
Die beiden Abrechnungen folgen unterschiedlichen Regeln, unterschiedlichen Fristen und unterschiedlichen Verteilungsschlüsseln. Sie ineinander zu überführen ist die eigentliche Arbeit — und die Stelle, an der die meisten privaten Vermieter Geld verlieren.
Was durchgereicht werden darf
Umlagefähig sind ausschließlich Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung, und nur soweit der Mietvertrag ihre Umlage vereinbart. Aus einer typischen WEG-Jahresabrechnung sind das:
Umlagefähig: Wasser und Abwasser, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart, maschinelle Wascheinrichtung, sonstige Betriebskosten bei ausdrücklicher Vereinbarung. Dazu kommt die Grundsteuer — sie steht aber nicht in der WEG-Abrechnung, sondern in Ihrem eigenen Bescheid.
Antenne, Kabel, Glasfaser: Seit dem 1. Juli 2024 sind Kabel-TV-Gebühren nicht mehr umlagefähig. Übrig bleiben Betriebsstrom und Prüfung einer Gemeinschaftsantenne, der Betriebsstrom einer Verteilanlage und — unter engen Voraussetzungen — ein Glasfaser-Bereitstellungsentgelt (§ 2 Nr. 15 BetrKV). Zahlt die Gemeinschaft noch einen Kabel-Sammelvertrag, tragen Sie Ihren Anteil selbst.
Nicht umlagefähig: Verwaltervergütung und Sonderhonorare, laufende Kabel-TV-Gebühren, Zuführung zur Erhaltungsrücklage, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, Kontoführungsgebühren der Gemeinschaft, Kosten der Eigentümerversammlung, Mietausfallwagnis.
Die Trennlinie verläuft zwischen laufendem Betrieb und Substanzerhalt. Die Wartung des Aufzugs ist Betrieb und umlagefähig; die Reparatur nach einem Defekt ist Erhaltung und nicht. Die Hauswartleistung ist umlagefähig, soweit sie Betrieb betrifft — der Anteil für Instandsetzungsarbeiten muss herausgerechnet werden.
Genau deshalb ist eine Jahresabrechnung, die „Hausmeister“ in einer Zeile ausweist, für den vermietenden Eigentümer wertlos. Ohne die Aufteilung können Sie den umlagefähigen Anteil nicht belegen — und ein Mieter, der widerspricht, bekommt recht.
Die Frist, die alles entscheidet
Die Abrechnung muss dem Mieter binnen zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Läuft der Zeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember, ist der 31. Dezember des Folgejahres der letzte Tag.
Nach Fristablauf ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verzögerung nicht zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters müssen Sie gleichwohl auszahlen — die Frist wirkt einseitig.
Das kollidiert regelmäßig mit der WEG-Seite. Für die Jahresabrechnung der Gemeinschaft nennt das Gesetz keine feste Frist; ordnungsmäßige Verwaltung bedeutet in der Praxis drei bis sechs Monate. Kommt sie im November, bleibt Ihnen ein Monat. Kommt sie im Februar des übernächsten Jahres, ist Ihre Frist bereits abgelaufen.
Die Rechtsprechung entlastet Sie dabei kaum. Nach dem BGH müssen Sie notfalls auch ohne beschlossene Jahresabrechnung abrechnen, auf Grundlage der Belege, die Sie bei der Verwaltung anfordern können. Das Verschulden des WEG-Verwalters wird Ihnen zwar nicht zugerechnet; Sie müssen aber konkret darlegen, was Sie selbst unternommen haben — Unterlagen angemahnt, Belegeinsicht verlangt. Wer nur wartet, verliert die Nachforderung. Eine chronisch säumige Verwaltung ist damit kein Ärgernis, sondern ein finanzielles Risiko — und einer der besseren Gründe, über einen Verwalterwechsel nachzudenken.
Heizkosten und CO₂
Bei zentraler Versorgung ist verbrauchsabhängig abzurechnen: zwischen 50 und 70 Prozent nach Verbrauch, der Rest nach Fläche (§ 7 HeizkostenV). Diese Aufteilung nimmt in aller Regel der Messdienstleister im Auftrag der Gemeinschaft vor; Sie übernehmen das Ergebnis für Ihre Einheit.
Wird nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Mieter seinen Anteil um 15 Prozent kürzen. Um 3 Prozent darf er kürzen, wenn keine fernablesbaren Zähler installiert sind oder die vorgeschriebenen Verbrauchsinformationen fehlen (§ 12 HeizkostenV). Ältere, nicht fernablesbare Geräte müssen bis Ende 2026 nachgerüstet oder ersetzt sein — das ist eine Aufgabe der Gemeinschaft, deren Versäumnis bei Ihnen als Kürzung ankommt.
Hinzu kommt die Aufteilung des CO₂-Preises nach dem Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG). Es gilt seit 2023 und folgt bei Wohngebäuden einem Zehn-Stufen-Modell: Je höher der jährliche CO₂-Ausstoß je Quadratmeter Wohnfläche, desto größer der Anteil, den der Vermieter trägt. In der schlechtesten Stufe sind das 95 Prozent.
Der Anteil des Mieters, die Einstufung des Gebäudes und die Berechnungsgrundlagen müssen in der Heizkostenabrechnung ausgewiesen sein. Fehlen sie, darf der Mieter seinen Anteil an den Heizkosten um 3 Prozent kürzen (§ 7 Abs. 4 CO2KostAufG). Prüfen Sie das, bevor Sie die Abrechnung weiterreichen.
Die häufigsten Fehler
Die WEG-Abrechnung eins zu eins an den Mieter weitergereicht, samt Verwaltervergütung und Rücklage
Zwölfmonatsfrist verpasst, weil auf die Jahresabrechnung der Gemeinschaft gewartet wurde
Grundsteuer vergessen — sie steht nicht in der WEG-Abrechnung, sondern in Ihrem eigenen Bescheid
Umlageschlüssel nicht geprüft: Regelt der Mietvertrag einen eigenen Schlüssel, gilt dieser — nicht der der Gemeinschaft
Leerstand oder Mieterwechsel nicht zeitanteilig abgegrenzt — Kosten leerer Monate tragen Sie selbst
Instandsetzungsanteil im Hauswart- oder Wartungsposten nicht herausgerechnet
CO₂-Angaben fehlen, Mieter kürzt die Heizkosten zulässig um 3 Prozent
Der Punkt mit dem Umlageschlüssel wird am häufigsten falsch gemacht. Gegenüber dem Mieter gilt zuerst, was der Mietvertrag vorsieht. Schweigt er, gilt bei vermietetem Wohnungseigentum seit Dezember 2020 der Schlüssel der Gemeinschaft, meist also Miteigentumsanteile — es sei denn, er widerspricht billigem Ermessen; dann gilt die Wohnfläche (§ 556a Abs. 3 BGB). Viele ältere Mietverträge legen aber ausdrücklich die Wohnfläche fest. Wer dann den WEG-Schlüssel ungeprüft übernimmt, rechnet falsch — und das wird bei Widerspruch teuer.
Was Sie von Ihrer Verwaltung verlangen können
Eine Verwaltung, die auch Mietverwaltung anbietet, sollte beides in einem Zug liefern: die WEG-Jahresabrechnung und daraus abgeleitet die Betriebskostenabrechnung für den Mieter, mit korrektem Schlüssel, herausgerechneten Erhaltungsanteilen und CO₂-Aufteilung. Für einzelne vermietete Eigentumswohnungen ist das die Sondereigentumsverwaltung.
Wenn Sie nur ein WEG-Mandat haben, verlangen Sie zumindest eine Abrechnung, die umlagefähige und nicht umlagefähige Positionen getrennt ausweist. Das ist keine Sonderleistung, sondern die Grundlage dafür, dass Sie Ihrer eigenen gesetzlichen Pflicht nachkommen können.
Ravenica erstellt für Sondereigentumsmandate die Betriebskostenabrechnung direkt aus der WEG-Jahresabrechnung — ohne Datenübertragung von Hand und ohne Zeitverlust bis zur Zwölfmonatsfrist.
Häufige Fragen
Bis wann muss die Betriebskostenabrechnung beim Mieter sein?
Binnen zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach können Sie keine Nachforderung mehr geltend machen, außer Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters bleibt trotzdem auszuzahlen.
Zählt es als Entschuldigung, wenn die WEG-Abrechnung zu spät kam?
Nur ausnahmsweise. Sie müssen grundsätzlich auch ohne beschlossene WEG-Abrechnung fristgerecht abrechnen (BGH, Urteil vom 25.01.2017, VIII ZR 249/15). Ein Verschulden des WEG-Verwalters wird Ihnen zwar nicht zugerechnet — entlastet sind Sie aber nur, wenn Sie konkret darlegen, was Sie selbst unternommen haben, um rechtzeitig abrechnen zu können. Eine dauerhaft säumige Verwaltung ist Ihr Problem, nicht das Ihres Mieters.
Darf ich die Verwaltervergütung umlegen?
Nein. Verwaltungskosten sind nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV von der Umlage auf Wohnraummieter ausgeschlossen — sowohl das WEG-Honorar als auch das Honorar für die Sondereigentumsverwaltung.
Wie wird der CO₂-Preis zwischen mir und dem Mieter aufgeteilt?
Nach dem Zehn-Stufen-Modell des CO2KostAufG. Je höher der CO₂-Ausstoß des Gebäudes je Quadratmeter, desto höher der Anteil des Vermieters — in der schlechtesten Stufe 95 Prozent. Fehlen die nötigen Angaben in der Heizkostenabrechnung, darf der Mieter seinen Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen.
Was ist mit der Erhaltungsrücklage?
Die Zuführung ist nicht umlagefähig, und eine später aus der Rücklage bezahlte Erhaltungsmaßnahme ebenso wenig. Steuerlich wirkt die Rücklage erst, wenn sie verausgabt wird — dann kann Ihr Anteil Werbungskosten sein. Ist die Maßnahme eine Modernisierung, kann sie abzüglich des Erhaltungsanteils eine Mieterhöhung nach § 559 BGB tragen.
Über den Autor
Julius Launhardt
Gründer, Inhaber & Geschäftsführer von Ravenica · Dipl.-Ing. (TUM)
Diplomingenieur sowie M.Sc. in Management der TU München, IHK-zertifizierter Verwalter, zertifizierter Nachhaltigkeitsmanager (TÜV) und langjähriges Mitglied der Freiwilligen Feuerwehr. Als Gründer und Geschäftsführer von Ravenica in Nürnberg verantwortet er sowohl das Tagesgeschäft als auch Prozesse sowie die langfristige Strategie und Ausrichtung. Kennt Gebäudetechnik, Sanierungen, Energiethemen und Erbfälle aus der Praxis und ist selbst Eigentümer mehrerer Immobilien.
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