Verwalterwechsel
Verwalterwechsel: Welche Fristen gelten und wie läuft die Übergabe?
Kurze Antwort
Die Eigentümergemeinschaft kann den Verwalter jederzeit mit einfacher Mehrheit abberufen; der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach dem Beschluss (§ 26 Abs. 3 WEG). Ein regulärer Wechsel braucht also nur einen Beschluss und einen Nachfolger — praktisch sollten zwischen Beschluss und Vertragsende mindestens acht Wochen für die Unterlagenübergabe liegen.
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Abberufung und Vertragsende sind zwei verschiedene Dinge
Seit der WEG-Reform 2020 braucht die Abberufung keinen wichtigen Grund mehr (§ 26 Abs. 3 WEG). Ein Beschluss mit einfacher Mehrheit genügt, und er wirkt sofort — der Verwalter verliert die Bestellung. Der Vertrag dagegen läuft weiter, aber gedeckelt: Er endet automatisch spätestens sechs Monate nach der Abberufung. In dieser Zeit besteht der Honoraranspruch fort, auch wenn nicht mehr verwaltet wird — abzüglich dessen, was der Verwalter dadurch an Aufwand erspart.
Für die Gemeinschaft heißt das: Ein Wechsel scheitert praktisch nie an der Rechtslage. Er scheitert an der Vorbereitung — kein Nachfolger beschlossen, keine Unterlagenliste, keine geklärte Kontenübertragung. Ablauf, Fristenrechner und Beschlussvorlage stehen unter Verwalter wechseln.
Wann ein Wechsel wirklich angebracht ist
Unzufriedenheit allein ist kein guter Auslöser. Diese Punkte sind es:
Die Jahresabrechnung kommt verspätet oder Positionen lassen sich nicht belegen
Beirat und Eigentümer warten tagelang auf Rückmeldung, Schadensmeldungen bleiben liegen
Gefasste Beschlüsse zu Erhaltungsmaßnahmen werden über Monate nicht umgesetzt
Die Beschluss-Sammlung ist lückenhaft — das belastet jeden Verkauf einer Einheit
Der Verwalter ist nicht zertifiziert und ein Eigentümer verlangt einen zertifizierten (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG)
Der Verwalter gibt das Objekt selbst ab, weil ihm das Personal fehlt
Was der Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter genau umfasst, steht in einem eigenen Beitrag. Kein Wechselgrund ist dagegen ein einzelner unliebsamer Beschluss oder ein Konflikt zwischen zwei Eigentümern, den der Verwalter nicht lösen kann.
Die relevanten Fristen im Überblick
- Abberufung des Verwalters durch Beschluss
- sofort
- Ende des Verwaltervertrags nach Abberufung
- max. 6 Monate
- Höchstdauer der Bestellung
- 5 Jahre
- Höchstdauer bei Erstbestellung nach Begründung
- 3 Jahre
- Wiederbestellung frühestens vor Ablauf
- 1 Jahr
- Ladungsfrist zur Eigentümerversammlung
- min. 3 Wochen (§ 24 Abs. 4 WEG)
- Empfohlener Puffer für die Übergabe
- 8–12 Wochen
Die Bestellung ist auf höchstens fünf Jahre zulässig, bei der Bestellung des ersten Verwalters nach Begründung von Wohnungseigentum auf höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Eine Wiederbestellung darf frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit beschlossen werden. Läuft ein Vertrag regulär aus, muss die Neubestellung vorher beschlossen sein — sonst steht die Gemeinschaft ohne Verwalter da und wird handlungsunfähig, was besonders bei laufenden Bauvorhaben teuer wird.
Welche Unterlagen der Altverwalter herausgeben muss
Die Verwaltungsunterlagen gehören der Gemeinschaft, nicht dem Verwalter. Herauszugeben sind insbesondere:
Beschluss-Sammlung, vollständig und fortlaufend geführt
Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Aufteilungsplan
Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen und Belege der letzten Jahre
Kontounterlagen inklusive Rücklagenkonto und Kontovollmachten
Verträge: Versicherungen, Wartung, Versorger, Hausmeisterdienst
Handwerker- und Gewährleistungsakten mit laufenden Fristen
Zählerlisten und Heizkostenabrechnungsdaten des laufenden Jahres
Protokolle aller Eigentümerversammlungen und offene Vorgänge
Wird nicht oder unvollständig herausgegeben, hat die Gemeinschaft einen durchsetzbaren Anspruch — und der Altverwalter haftet für Schäden, die der Gemeinschaft durch die Verzögerung entstehen. Anspruchsinhaberin ist dabei die Gemeinschaft, nicht der einzelne Eigentümer. In der Praxis genügt meist ein Anschreiben mit konkreter Liste und Fristsetzung.
Der übliche Ablauf, zeitlich sortiert
8–12 Wochen vorher
Angebote einholen und vergleichen
Zwei bis drei Verwaltungen anfragen, Leistungsumfang gegenüberstellen. Achten Sie auf Sondervergütungen — dort entstehen die Unterschiede, nicht im Grundhonorar.
4–6 Wochen vorher
Beschlussvorlage vorbereiten
Abberufung und Neubestellung gehören in einen Beschluss, inklusive Vertragslaufzeit und Honorar. Die Vorlage liefert üblicherweise die neue Verwaltung.
Versammlung
Beschluss fassen
Einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt; ein Quorum gibt es seit der Reform nicht mehr. Protokoll sauber formulieren: Namen, Laufzeit, Honorar, Beginn der Verwaltung. Die Anfechtungsfrist von einem Monat läuft ab diesem Tag.
Danach
Unterlagen und Konten übertragen
Anschreiben an den Altverwalter mit Unterlagenliste und Frist, parallel Umschreibung der WEG-Konten und Anzeige bei Versicherern und Versorgern.
Erster Monat
Objektbegehung und Bestandsaufnahme
Zustand dokumentieren, offene Beschlüsse und Mängel erfassen, Prüffristen kontrollieren. Das ist die Grundlage für den ersten Wirtschaftsplan.
Was der Wechsel kostet
Der Wechsel selbst verursacht in der Regel keine Sondergebühr. Kalkulieren Sie mit drei Positionen:
Vergütung des Altverwalters bis Vertragsende. Endet der Vertrag erst sechs Monate nach der Abberufung, läuft die Vergütung bis dahin. Ein Aufhebungsvertrag zum früheren Stichtag ist oft möglich und meist der einfachste Verhandlungspunkt.
Einarbeitung der neuen Verwaltung. Manche Anbieter berechnen eine einmalige Übernahmepauschale, andere nicht. Fragen Sie es ausdrücklich ab, bevor Sie Angebote vergleichen. Was in unserer WEG-Verwaltung enthalten ist, steht vollständig im Angebot.
Höheres laufendes Honorar. Altverträge liegen häufig unter dem heutigen Marktpreis, weil Bestandspreise nur beim Mandatswechsel neu gesetzt werden. Rechnen Sie mit einem realen Aufschlag statt mit dem Wunschbild eines Wechsels zum alten Preis. Was heute marktüblich ist, steht in unserem Kostenüberblick und auf der Preisseite.
Wer den Beschluss für fehlerhaft hält, hat einen Monat ab der Versammlung Zeit zur Klage — das Fristende berechnet der Anfechtungsfrist-Rechner.
Die drei häufigsten Fehler
Erstens: abberufen, ohne den Nachfolger im selben Beschluss zu bestellen. Die Gemeinschaft steht dann ohne vertretungsberechtigtes Organ da — was das bedeutet, steht unter WEG ohne Verwalter. Zweitens: die Rücklagenkonten zu spät umstellen — bis zur Umschreibung verfügt formal noch der Altverwalter. Drittens: die Jahresabrechnung des Wechseljahres nicht einzuplanen. Sie schuldet der Verwalter, der am 1. Januar des Folgejahres im Amt ist — beim Wechsel zum Jahresende also schon der neue, nicht der alte (BGH, V ZR 206/24). Klären Sie im Angebot des Nachfolgers, ob diese Abrechnung im Preis enthalten ist, und regeln Sie eine Mitwirkung des Altverwalters nur dort, wo sein Vertrag das noch zulässt.
Häufige Fragen
Brauchen wir einen Grund, um den Verwalter zu wechseln?
Nein. Seit der WEG-Reform 2020 kann die Gemeinschaft den Verwalter ohne wichtigen Grund mit einfacher Mehrheit abberufen. Ein wichtiger Grund ist nur relevant, wenn Sie den Vertrag sofort und ohne Sechs-Monats-Frist beenden wollen.
Kann ein einzelner Eigentümer den Verwalter kündigen?
Nein. Die Abberufung ist Sache der Gemeinschaft und erfolgt durch Beschluss. Ein einzelner Eigentümer kann die Einberufung mitbetreiben, Anträge stellen und bei ordnungswidriger Verwaltung gerichtliche Hilfe suchen.
Können wir mitten im Wirtschaftsjahr wechseln?
Ja. Die Jahresabrechnung schuldet dann der Verwalter, der beim Entstehen der Abrechnungspflicht am 1. Januar im Amt ist — beim Wechsel im laufenden Jahr also der neue, auch für die Monate des Vorgängers (BGH, V ZR 206/24). Er braucht dafür vollständige Unterlagen. Eine Zwischenabrechnung des Altverwalters zum Übergabestichtag hilft; verpflichtet ist er dazu nur, wenn sein Vertrag es vorsieht.
Was kostet der Wechsel die Gemeinschaft?
Der Wechsel selbst kostet nichts, wenn die neue Verwaltung die Übergabe übernimmt. Kosten entstehen durch die Vergütung des Altverwalters bis zum Vertragsende, durch eine eventuelle zusätzliche Versammlung und dadurch, dass Altverträge häufig unter dem heutigen Marktpreis lagen.
Der alte Verwalter gibt die Unterlagen nicht heraus — was nun?
Zuerst Anschreiben mit konkreter Liste und Frist. Danach kann die Gemeinschaft den Herausgabeanspruch gerichtlich durchsetzen; in der Praxis genügt fast immer die Fristsetzung mit Ankündigung. Die Verwaltungsunterlagen gehören der Gemeinschaft.
Wie lange dauert ein Verwalterwechsel insgesamt?
Von der ersten Angebotsanfrage bis zur vollständigen Übergabe realistisch drei bis sechs Monate. Der Beschluss ist der schnelle Teil, die Unterlagenübergabe der langsame.
Über den Autor
Julius Launhardt
Gründer, Inhaber & Geschäftsführer von Ravenica · Dipl.-Ing. (TUM)
Diplomingenieur sowie M.Sc. in Management der TU München, IHK-zertifizierter Verwalter, zertifizierter Nachhaltigkeitsmanager (TÜV) und langjähriges Mitglied der Freiwilligen Feuerwehr. Als Gründer und Geschäftsführer von Ravenica in Nürnberg verantwortet er sowohl das Tagesgeschäft als auch Prozesse sowie die langfristige Strategie und Ausrichtung. Kennt Gebäudetechnik, Sanierungen, Energiethemen und Erbfälle aus der Praxis und ist selbst Eigentümer mehrerer Immobilien.
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