WEG ohne Verwalter: Was jetzt zu tun ist

Warum Gemeinschaften plötzlich verwalterlos sind

Der Markt liefert die Erklärung. Die Zahl der professionellen Verwaltungen sinkt, Nachfolgeregelungen fehlen bei Tausenden von Betrieben, und ein erheblicher Teil der Verwaltungen gibt Objekte aktiv ab, weil Personal nicht zu bekommen ist. Kleine Gemeinschaften mit unter zwanzig Einheiten trifft es zuerst — sie sind für überlastete Anbieter die naheliegende Streichposition.

Typische Auslöser:

Kündigung durch den Verwalter, häufig zum Jahresende
Betriebsaufgabe oder Insolvenz des Verwalters
Ablauf der Bestellung, ohne dass rechtzeitig neu bestellt wurde — der häufigste Fall überhaupt
Abberufung ohne Nachfolger in derselben Versammlung
Verwalter ist faktisch nicht mehr erreichbar, ohne formale Beendigung

Was sofort passiert — und was nicht

Die Gemeinschaft besteht weiter. Sie ist rechtsfähig, hat Konten, Verträge und Verbindlichkeiten. Was fehlt, ist das vertretungsberechtigte Organ.

Ohne Verwalter vertreten alle Eigentümer gemeinschaftlich. Das heißt praktisch: Für jede Erklärung nach außen brauchen Sie das Mitwirken aller. Bei elf Eigentümern ist das mühsam, bei vierzig ist es unmöglich.

Was liegen bleibt:

Zahlungen an Versorger, Versicherung, Hausmeister, Messdienst
Einzug des Hausgelds und Mahnwesen
Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan
Schadensmeldungen an die Gebäudeversicherung
Verwalterzustimmung beim Verkauf einer Einheit — Verkäufe stocken sofort
Instandsetzungsaufträge

Was nicht passiert: Die Bankkonten der Gemeinschaft werden nicht eingezogen. Sie gehören der Gemeinschaft. Allerdings ändert die Bank die Verfügungsberechtigung erst, wenn ein neuer Verwalter bestellt und der Beschluss nachgewiesen ist.

Die vier Wege aus der Verwalterlosigkeit

Es gibt nicht nur „neuen Verwalter suchen”. Vier Wege stehen offen, und sie schließen sich nicht aus — die meisten Gemeinschaften kombinieren zwei davon.

1. Der bisherige Verwalter führt vorläufig fort

Bestand ein Verwaltervertrag und war das Verhältnis nicht zerrüttet, ist die befristete Fortführung der einfachste Weg. Sie setzt eine erneute Bestellung durch Beschluss voraus, meist auf sechs oder zwölf Monate.

Der Haken: Der bisherige Verwalter ist dazu nicht verpflichtet. Hat er selbst gekündigt, weil ihm Kapazität fehlt, wird er ablehnen. Fragen kostet nichts, aber planen Sie nicht damit.

2. Ein Eigentümer wird zum Verwalter bestellt

Die Gemeinschaft kann einen aus ihrer Mitte bestellen — dauerhaft als Selbstverwaltung oder befristet, bis ein externer Verwalter gefunden ist. Der Beschluss folgt § 26 WEG wie bei jedem anderen Verwalter.

Geschieht das unentgeltlich und nicht gewerblich, ist keine Erlaubnis nach § 34c GewO nötig. Der Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter greift hier nur eingeschränkt: Bei weniger als neun Sondereigentumsrechten und einem Eigentümer als Verwalter entsteht er erst, wenn mindestens ein Drittel der Eigentümer ihn verlangt.

Was der interne Verwalter tatsächlich schuldet:

Eigentümerversammlung einberufen, leiten und protokollieren — Ladungsfrist drei Wochen in Textform

Beschluss-Sammlung fortlaufend führen (§ 24 Abs. 7 WEG)

Wirtschaftsplan aufstellen und zur Beschlussfassung vorlegen

Jahresabrechnung erstellen und die Abrechnungsspitze zur Abstimmung bringen

Vermögensbericht erstellen und allen Eigentümern zur Verfügung stellen

Konten der Gemeinschaft führen, Hausgeld einziehen, Rückstände mahnen

Beschlüsse umsetzen, Handwerker beauftragen, Verkehrssicherungspflichten überwachen

Versicherungsfälle melden und begleiten

Bei acht Einheiten ist das machbar, wenn jemand Zeit, Ordnung und ein Mindestmaß an Buchhaltungsverständnis mitbringt. Ab etwa zwanzig Einheiten wird es zum Zweitjob.

Und es haftet jemand. Der bestellte Eigentümer trägt dieselben Pflichten wie ein externer Verwalter. Fehler in Abrechnung, Fristen oder Beschlussumsetzung können Schadensersatzansprüche der Gemeinschaft auslösen — ohne die Vermögensschadenhaftpflicht, die ein gewerblicher Verwalter nach § 15 MaBV mitbringt. Wer die Rolle übernimmt, sollte vorher klären, ob und wie er versichert ist.

3. Kommissarische Verwaltung als Brücke

Eine Sonderform von Weg 2: Ein Eigentümer wird ausdrücklich befristet bestellt, allein um die Handlungsfähigkeit zu sichern, während die Suche weiterläuft. Geeignet sind Personen mit Vorerfahrung, häufig aus dem Verwaltungsbeirat.

Der Vorteil gegenüber dauerhafter Selbstverwaltung ist vor allem psychologisch: Niemand bindet sich auf Jahre, und die Suche bleibt auf der Tagesordnung.

4. Gerichtliche Bestellung

Kommt kein Bestellungsbeschluss zustande — weil sich keine Mehrheit findet, weil niemand einberuft oder weil die Gemeinschaft zerstritten ist — kann jeder einzelne Eigentümer beim Gericht beantragen, dass der fehlende Beschluss ersetzt wird (§ 44 Abs. 1 Satz 2 WEG).

Was Sie dafür brauchen:

Nachweis, dass die Gemeinschaft verwalterlos ist
Nachweis, dass ein Bestellungsversuch unternommen wurde oder aussichtslos war
möglichst einen konkreten Vorschlag samt Angebot — Gerichte bestellen ungern ins Blaue

Zuständig ist das für WEG-Sachen zuständige Amtsgericht am Ort des Grundstücks. Rechnen Sie mit mehreren Monaten und mit Gerichtskosten, die im Ergebnis die Gemeinschaft trägt. Das ist der letzte Weg, nicht der erste.

Der schnelle Weg: Versammlung über den Beirat

Für alle vier Wege gilt: Es braucht eine ordnungsgemäß einberufene Versammlung. Fehlt ein Verwalter, ist der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats — oder dessen Vertreter — zur Einberufung berechtigt (§ 24 Abs. 3 WEG). Besteht kein Beirat, kann ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer einberufen; existiert auch dieser Beschluss nicht, bleibt nur der gerichtliche Weg.

Einladung in Textform, Frist mindestens drei Wochen. Tagesordnung: Bestellung eines Verwalters, Zustimmung zum Verwaltervertrag, Ermächtigung zur Unterzeichnung, ggf. Wahl eines Beirats.
Vorher Angebote einholen. Mindestens zwei, besser drei, damit tatsächlich entschieden werden kann. Eine Versammlung, in der nur „grundsätzlich” beschlossen wird, kostet weitere drei Monate.
Beschluss mit einfacher Mehrheit. Ein Quorum gibt es nicht; die Versammlung ist unabhängig von den vertretenen Anteilen beschlussfähig.
Protokoll sorgfältig führen. Der Bestellungsbeschluss ist der Nachweis gegenüber Banken, Versicherern und dem Grundbuchamt. Unterschriften nach § 24 Abs. 6 WEG nicht vergessen.

Warum die Suche so schwer geworden ist

Bevor Sie zwanzig Absagen persönlich nehmen: Das Problem liegt fast nie an Ihrer Gemeinschaft.

Personalmangel. Ein erheblicher Teil der Verwaltungen kann offene Stellen nicht besetzen, besonders in der WEG-Buchhaltung. Wer keine Buchhalter findet, nimmt keine Mandate auf — unabhängig davon, wie attraktiv die Gemeinschaft ist.

Mindestgrößen. Viele Verwaltungen nehmen unterhalb einer bestimmten Einheitenzahl grundsätzlich nichts mehr an. Der Grund ist Arithmetik: Jahresabrechnung, Versammlung, Protokoll und Beschluss-Sammlung kosten bei acht Einheiten fast dasselbe wie bei achtzig, verteilen sich aber auf zehnmal weniger Zahler.

Bestandsbereinigung. Überlastete Verwaltungen geben Objekte aktiv zurück — und es trifft zuerst kleine Gemeinschaften und solche mit hohem Aufwand.

Altpreise. Ein Mandat, das seit zwölf Jahren zu 18 € je Einheit läuft, ist für keine Verwaltung darstellbar. Wer Absagen bekommt, sollte prüfen, mit welchem Honorar er anfragt. Eine Anfrage, die von vornherein ein marktgerechtes Honorar nennt, wird deutlich häufiger beantwortet als eine, die den alten Preis fortschreiben will.

Wenn Sie extern suchen: vier Punkte, die Sie nicht aufgeben sollten

Kleine Gemeinschaften haben eine schlechte Verhandlungsposition und neigen deshalb dazu, jedes Angebot zu nehmen. Diese vier Punkte sind trotzdem nicht verhandelbar:

Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Nr. 4 GewO — Bescheid zeigen lassen, nicht nur behaupten

Vermögensschadenhaftpflicht nach § 15 MaBV, aktueller Nachweis

Konten auf den Namen der Gemeinschaft, nicht Sammelkonten des Verwalters

Genannte Betreuungsquote je Vollzeitkraft und eine Aussage zu Reaktionszeiten

Der dritte Punkt ist der wichtigste und wird am seltensten gefragt. Fremdgeld gehört auf Konten, deren Inhaberin die Gemeinschaft ist. Bei Sammelkonten des Verwalters lässt sich im Insolvenz- oder Betrugsfall nicht mehr trennen, wessen Geld wo liegt — und genau daraus entstehen die Fälle, über die später in der Zeitung steht.

Übergangszeit organisieren: eine Checkliste

Zu klären	Warum dringend
Wer hat Zugriff auf die Gemeinschaftskonten?	Ohne Verfügungsberechtigung keine Zahlung an Versorger
Wo liegen die Unterlagen?	Teilungserklärung, Beschluss-Sammlung, Verträge, Versicherungspolicen
Läuft die Gebäudeversicherung weiter?	Prämie prüfen, Kündigung wegen Zahlungsverzug ausschließen
Wer nimmt Schadensmeldungen an?	Eine benannte Person und eine E-Mail-Adresse genügen fürs Erste
Wird Hausgeld weiter gezahlt?	Eigentümer schriftlich bitten, die Zahlungen fortzusetzen — der Wirtschaftsplan gilt fort, bis ein neuer beschlossen ist
Laufen Wartungsverträge (Aufzug, Heizung, Rauchmelder)?	Verkehrssicherungspflichten enden nicht mit dem Verwalter
Stehen Verkäufe an?	Verkäufer frühzeitig informieren; Verwalterzustimmung ist ohne Verwalter nicht erhältlich

Wichtig: Die Verkehrssicherungspflicht — Winterdienst, Beleuchtung, Baumkontrolle, Aufzugsprüfung — bleibt bei der Gemeinschaft. Ein Personenschaden während einer verwalterlosen Phase ist kein theoretisches Risiko.

Wie Sie sich für die Zukunft absichern

Wiederbestellung rechtzeitig auf die Tagesordnung. Der Beschluss darf frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit gefasst werden — nutzen Sie dieses Jahr.
Beirat besetzen und Vertreter benennen. Ohne Beiratsvorsitzenden fehlt der Notausgang für die Einberufung.
Ermächtigungsbeschluss auf Vorrat. Die Gemeinschaft kann vorsorglich einen Eigentümer zur Einberufung ermächtigen, falls kein Verwalter vorhanden ist.
Nachfolger vor Abberufung sichern. Nie abberufen, bevor der Nachfolger unterschriftsreif vorliegt.
Digitale Ablage. Wenn Unterlagen im Portal liegen und nicht im Aktenschrank des Verwalters, ist der Übergang eine Frage von Tagen statt Monaten.

Ravenica übernimmt auch Gemeinschaften in schwieriger Lage — verwalterlos, mit Abrechnungsrückstand oder nach Betriebsaufgabe des Vorgängers. Nürnberg, Fürth, Erlangen.

Häufige Fragen

Wer vertritt eine WEG ohne Verwalter?

Alle Wohnungseigentümer gemeinschaftlich. Deshalb ist die Gemeinschaft praktisch handlungsunfähig, solange kein Verwalter bestellt ist.

Kann ein Eigentümer selbst Verwalter werden?

Ja. Ein Eigentümer kann zum Verwalter bestellt werden. Erfolgt das unentgeltlich und nicht gewerblich, ist keine Erlaubnis nach § 34c GewO erforderlich. In Gemeinschaften ab neun Sondereigentumsrechten greift allerdings der Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter, sobald ein Eigentümer ihn geltend macht.

Wie lange dauert die gerichtliche Verwalterbestellung?

Realistisch mehrere Monate, abhängig von Auslastung des Gerichts und Mitwirkung der Beteiligten. Der Weg über eine vom Beirat einberufene Versammlung ist fast immer schneller.

Muss ich weiter Hausgeld zahlen, wenn kein Verwalter da ist?

Ja. Die Zahlungspflicht folgt aus dem beschlossenen Wirtschaftsplan, der bis zum Beschluss eines neuen fortgilt. Sie hängt nicht am Verwalter.

Übernimmt eine neue Verwaltung eine Gemeinschaft mit Rückständen?

Häufig ja, aber nicht bedingungslos. Erwarten Sie eine Prüfung der letzten Abrechnungen, der Beschluss-Sammlung und der offenen Forderungen — und bei erheblichem Aufholbedarf ein gesondertes Honorar für die Aufarbeitung.

Darf sich eine WEG selbst verwalten?

Ja. Das Gesetz schreibt keinen externen Verwalter vor. Die Gemeinschaft kann per Beschluss einen Eigentümer zum Verwalter bestellen. Geschieht das unentgeltlich und nicht gewerblich, ist dafür keine Erlaubnis nach § 34c GewO erforderlich.

Haftet ein Eigentümer, der Verwalter wird?

Ja, mit denselben Pflichten wie ein externer Verwalter — aber ohne dessen Vermögensschadenhaftpflicht nach § 15 MaBV. Fehler bei Abrechnung, Fristen oder Beschlussumsetzung können Schadensersatzansprüche der Gemeinschaft auslösen.

Warum bekommen wir nur Absagen?

Meist wegen Personalmangels und eingeführter Mindestgrößen, nicht wegen Ihrer Gemeinschaft. Viele Verwaltungen nehmen unterhalb einer bestimmten Einheitenzahl grundsätzlich nichts mehr an. Ein zu niedrig angesetztes Honorar in der Anfrage verschlechtert die Chancen zusätzlich.

Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Er gibt den Stand der gängigen Praxis wieder; für Ihren konkreten Fall prüfen wir die Fristen gemeinsam mit Ihnen oder einer auf WEG-Recht spezialisierten Kanzlei.