Keine Hausverwaltung zu finden? Warum kleine WEGs abgelehnt werden – und was hilft

Sie sind nicht allein

Wenn Sie diesen Beitrag lesen, haben Sie vermutlich schon ein paar Absagen hinter sich. Oder gar keine Antwort bekommen. Oder ein Angebot, das so hoch war, dass es eigentlich eine Absage sein sollte. Das fühlt sich persönlich an, ist es aber nicht.

Der Markt für Hausverwaltung ist gerade angespannt – bundesweit und auch in Nürnberg, Fürth und Erlangen. Das Branchenbarometer des Verwalterverbands VDIV zeigt das deutlich: Bei 45,9 Prozent der befragten Verwaltungen wurde 2025 mehr als die Hälfte aller WEG-Anfragen abgelehnt, nicht weiterverfolgt oder mit einem bewusst hohen Angebot beantwortet. 21 Prozent übernehmen nur noch Objekte ab einer Mindestgröße, im Mittel rund 16 Einheiten. Und 31 Prozent planen, kleinere Objekte aus ihrem Bestand abzugeben.

Warum gerade kleine Gemeinschaften Absagen bekommen

Das hat drei Gründe, und keiner davon hat mit Ihrem Haus zu tun.

Der Aufwand schrumpft nicht mit. Ein Haus mit sechs Wohnungen braucht im Grunde dieselben Arbeitsschritte wie eines mit sechzig: Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan, Eigentümerversammlung, Versicherungen, Wartungsverträge, Handwerker, Mahnwesen. Pro Wohnung gerechnet ist die kleine Gemeinschaft deshalb deutlich aufwendiger.

Es fehlen Fachkräfte. Mehr als die Hälfte der Verwaltungen, die 2025 Personal suchten, konnte nicht alle Stellen besetzen. Wer keine neuen Leute findet, kann keine neuen Objekte übernehmen – und wählt aus.

Viele Altverträge waren zu günstig. Über Jahre wurden Verwaltungsleistungen vor allem über den Preis verkauft. Mehr als die Hälfte der Verwaltungen gibt inzwischen an, dass ihre bisherige Vergütung nicht mehr kostendeckend ist. Die Folge: Unrentable Mandate werden abgegeben, und neue werden genauer geprüft.

Was Sie tun können, damit Verwaltungen gern zusagen

Sie können den Markt nicht ändern. Aber Sie können dafür sorgen, dass Ihre Anfrage zu denen gehört, die eine Verwaltung gern annimmt. Aus Sicht einer Verwaltung zählt dabei vor allem eines: Wie viel Aufwand steckt in den ersten Monaten?

1. Unterlagen vollständig vorbereiten

Eine Anfrage, die alles Wichtige schon enthält, wird anders gelesen als eine Mail mit dem Satz „Wir suchen eine Verwaltung“. Diese Unterlagen sollten Sie bereithalten:

Die ehrliche Liste offener Themen ist kein Nachteil. Verwaltungen schreckt nicht ab, dass es Baustellen gibt – sondern die Sorge, sie erst nach Vertragsbeginn zu entdecken.

2. Einen festen Ansprechpartner benennen

Eine Gemeinschaft mit einem Beirat oder wenigstens einer Person, die für alle spricht, ist für jede Verwaltung leichter zu führen. Gibt es noch keinen Beirat, wählen Sie bei der nächsten Gelegenheit einen. Was ein Beirat tut, lesen Sie im Beitrag zu den Rechten und Pflichten des Verwaltungsbeirats.

3. Ein realistisches Budget einplanen

Kleine Gemeinschaften zahlen pro Wohnung mehr – das ist keine Willkür, sondern Mathematik. Laut VDIV lag die durchschnittliche Vergütung 2025 bei Gemeinschaften bis elf Einheiten bei 35,84 Euro netto je Einheit und Monat, bei Anlagen ab 100 Einheiten bei 23,56 Euro. Viele Verwaltungen setzen außerdem eine Mindestvergütung pro Objekt an. Wer mit den Preisen von vor zehn Jahren kalkuliert, wird kaum Zusagen bekommen. Einen Überblick gibt unser Beitrag zu den Kosten einer Hausverwaltung.

4. Digitale Abläufe akzeptieren

Ein Eigentümerportal statt Briefpost, E-Mail statt Fax, Online-Teilnahme an der Versammlung: Für Sie ist das oft bequemer, und für die Verwaltung macht es kleine Objekte überhaupt erst wirtschaftlich. Wer das von vornherein mitträgt, erhöht seine Chancen deutlich.

5. Gezielt anfragen – und allen dasselbe schicken

Statt zwanzig Verwaltungen anzuschreiben, wählen Sie lieber fünf aus, die zu Ihrem Haus passen, und schicken allen dieselben Unterlagen. So werden die Angebote vergleichbar. Und weil die Gemeinschaft bei einer Neubestellung ohnehin Vergleichsangebote braucht, ist diese Arbeit doppelt sinnvoll. Wie Sie das Verfahren aufsetzen, steht im Leitfaden zur Ausschreibung der Verwaltung.

Wenn trotzdem niemand zusagt

Dann ist Ihre Gemeinschaft nicht handlungsunfähig. Ohne Verwalter wird sie von allen Eigentümern gemeinsam vertreten (§ 9b Abs. 1 WEG). Das ist umständlich, aber machbar. Was in dieser Phase unbedingt erledigt werden muss, erklärt der Beitrag WEG ohne Verwalter – was tun?

Bei weniger als neun Einheiten kann außerdem ein Eigentümer selbst Verwalter werden, ohne IHK-Zertifizierung – solange nicht ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangt (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Ob das für Ihre Gemeinschaft eine gute Idee ist, lesen Sie im Beitrag WEG selbst verwalten oder abgeben?

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Ravenica prüft jede Anfrage aus Nürnberg, Fürth und Erlangen individuell – auch von kleineren Gemeinschaften. Wenn Sie Ihre Unterlagen schon beisammen haben, umso besser: Schicken Sie uns Ihre Anfrage, und Sie bekommen eine klare Antwort statt Funkstille.