WEG & Versammlung
Verwaltungsbeirat: Aufgaben, Rechte und Haftung in der WEG
Kurze Antwort
Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht den Verwalter (§ 29 WEG). Er prüft Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung vor der Beschlussfassung, sein Vorsitzender vertritt die Gemeinschaft gegenüber dem Verwalter und unterschreibt das Protokoll mit. Wer unentgeltlich tätig ist, haftet nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Pflicht ist ein Beirat nicht.
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Wozu es den Beirat gibt
Eine Eigentümergemeinschaft hat zwei Organe: die Versammlung, die entscheidet, und den Verwalter, der ausführt. Dazwischen liegt eine Lücke. Die Versammlung tagt meist einmal im Jahr und kann nicht jede Rechnung prüfen. Der Verwalter kontrolliert sich nicht selbst.
Der Verwaltungsbeirat schließt diese Lücke. Nach § 29 WEG unterstützt und überwacht er den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben. Das ist kein Ehrenamt zum Händeschütteln, sondern die einzige laufende Kontrolle, die eine Gemeinschaft zwischen zwei Versammlungen hat.
Wahl, Größe, Amtszeit
Bestellt wird der Beirat durch Beschluss der Eigentümerversammlung, mit einfacher Mehrheit. Wählbar sind nur Wohnungseigentümer. Seit der WEG-Reform 2020 ist die Zahl der Mitglieder frei: Die Versammlung legt fest, ob es einer, drei oder fünf sind. Bei mehreren Mitgliedern bestimmt sie auch den Vorsitzenden und einen Stellvertreter oder überlässt das dem Beirat selbst.
Eine gesetzliche Amtszeit gibt es nicht. Ohne Befristung im Beschluss bleibt der Beirat im Amt, bis er abberufen wird oder zurücktritt. Abberufen werden kann er jederzeit, ebenfalls mit einfacher Mehrheit und ohne wichtigen Grund. Viele Gemeinschaften befristen die Amtszeit auf zwei oder drei Jahre, damit die Frage regelmäßig auf die Tagesordnung kommt.
Die Aufgaben im Einzelnen
Prüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung. Beide sollen vom Beirat geprüft und mit einer Stellungnahme versehen werden, bevor die Versammlung beschließt (§ 29 Abs. 2 Satz 2 WEG). Das ist die wichtigste Aufgabe und die, die am häufigsten oberflächlich erledigt wird.
Vertretung gegenüber dem Verwalter. Gegenüber dem Verwalter vertritt der Vorsitzende des Beirats die Gemeinschaft (§ 9b Abs. 2 WEG). Praktisch heißt das: Er unterschreibt den Verwaltervertrag, nachdem die Versammlung ihn beschlossen hat, und er macht Ansprüche gegen den Verwalter geltend, wenn die Gemeinschaft das beschließt. Gibt es keinen Beirat, ermächtigt die Versammlung einen anderen Eigentümer.
Einberufung der Versammlung, wenn der Verwalter ausfällt. Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, eine Versammlung einzuberufen, darf der Beiratsvorsitzende oder sein Vertreter das tun (§ 24 Abs. 3 WEG). In der Praxis ist das der Hebel, mit dem eine Gemeinschaft einen untätigen Verwalter abwählt; mehr dazu in Hausverwaltung reagiert nicht.
Protokoll. Die Niederschrift der Versammlung unterschreibt neben dem Versammlungsvorsitzenden und einem Eigentümer auch der Beiratsvorsitzende oder sein Vertreter, sofern ein Beirat bestellt ist (§ 24 Abs. 6 WEG).
Was der Beirat nicht ist
Der Beirat ist kein Vorstand. Er kann dem Verwalter keine Weisungen erteilen, keine Aufträge vergeben und keine Beschlüsse ersetzen. Wer als Beirat einem Handwerker „grünes Licht“ gibt, handelt ohne Vertretungsmacht — und im Zweifel auf eigenes Risiko.
Er hat auch keine Sonderrechte bei der Einsicht in Unterlagen. Das Einsichtsrecht steht jedem Eigentümer zu (§ 18 Abs. 4 WEG). Für eine ernsthafte Prüfung braucht der Beirat aber Zugang zu Kontoauszügen, Rechnungen und Verträgen. Ein Verwalter, der diesen Zugang erschwert, sendet damit bereits eine Information.
Die Belegprüfung in der Praxis
Eine Stellungnahme zur Jahresabrechnung ist nur so viel wert wie die Prüfung dahinter. Mindestens diese Punkte sollte ein Beirat abarbeiten:
Kontostände laut Abrechnung und Vermögensbericht mit den Bankauszügen zum Stichtag abgleichen
Entwicklung der Erhaltungsrücklage nachvollziehen: Anfangsbestand, Zuführungen, Entnahmen, Endbestand
Stichproben bei den größten Einzelrechnungen ziehen, besonders bei Handwerkern und Sonderhonoraren
Prüfen, ob jede Entnahme aus der Rücklage durch einen Beschluss gedeckt ist
Verteilerschlüssel je Kostenart mit Teilungserklärung und Beschlüssen abgleichen
Hausgeldrückstände einzelner Eigentümer und den Stand der Beitreibung erfragen
Heizkostenabrechnung des Messdienstes mit den Gesamtkosten der Abrechnung abstimmen
Die ausführliche Prüfliste finden Sie in der Checkliste zur Jahresabrechnung. Ein Beirat, der Unstimmigkeiten findet, schreibt sie in seine Stellungnahme — und empfiehlt im Zweifel, die Abrechnung erst nach Klärung zu beschließen.
Haftung und Versicherung
Ein unentgeltlich tätiger Beirat haftet nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit (§ 29 Abs. 3 WEG). Das schützt vor dem gewöhnlichen Übersehen, nicht vor dem Unterschreiben ohne Hinsehen.
Erhält der Beirat eine echte Vergütung, entfällt das Haftungsprivileg. Ob schon eine pauschale Aufwandsentschädigung schadet, ist umstritten; eine reine Erstattung nachgewiesener Auslagen ist unproblematisch. Wer den Beirat bezahlen will, sollte das bedenken.
Zwei Werkzeuge haben sich bewährt. Erstens eine Vermögensschadenhaftpflicht für den Beirat, die die Gemeinschaft per Beschluss auf eigene Kosten abschließt. Zweitens die jährliche Entlastung per Beschluss, mit der die Gemeinschaft auf bekannte oder erkennbare Ansprüche gegen den Beirat verzichtet.
Der Beirat bei der Verwalterwahl
Steht ein Verwalterwechsel an, übernimmt meist der Beirat die Vorbereitung: Angebote einholen, Gespräche führen, eine Empfehlung für die Versammlung formulieren. Das ist kein gesetzlicher Auftrag. Die Rechtsprechung verlangt bei einer Neubestellung aber in der Regel Vergleichsangebote, damit die Eigentümer eine echte Auswahl haben (§ 26 WEG).
Wie Sie Angebote nebeneinanderlegen, beschreibt Hausverwaltungen vergleichen, worauf es im Vertrag ankommt, Verwaltervertrag prüfen. Vergleichen Sie dabei nicht nur das Grundhonorar. Entscheidend sind der Katalog der Sonderhonorare, der Zeitpunkt, zu dem die Jahresabrechnung geliefert wird, die Erreichbarkeit im Alltag und der digitale Zugang zu Unterlagen. Seit Dezember 2023 kann jeder Eigentümer zudem einen zertifizierten Verwalter verlangen.
Vorlagen für Tagesordnungsantrag, Einberufungsverlangen und Beschlüsse finden Sie in den Mustern für den Verwalterwechsel. Wie der Wechsel selbst abläuft, beschreibt unser Beitrag zum Verwalterwechsel in Nürnberg. Unterlagen für Ihre Gemeinschaft finden Sie auf unserer Seite zum Verwalterwechsel.
Bei Ravenica sieht der Beirat Kontoauszüge, Rechnungen und Verträge digital ein, nicht erst auf Termin im Büro. Die Belegprüfung wird damit zur Sache eines Abends.
Häufige Fragen
Muss eine WEG einen Verwaltungsbeirat haben?
Nein. Die Eigentümer können einen Beirat bestellen, sie müssen es nicht. Gerade in kleinen Gemeinschaften gibt es oft keinen. Die Aufgaben entfallen dann nicht, sie verteilen sich nur anders: Die Abrechnung prüft niemand vorab, und gegenüber dem Verwalter vertritt ein per Beschluss ermächtigter Eigentümer die Gemeinschaft.
Wie viele Mitglieder hat der Beirat?
So viele, wie die Versammlung beschließt. Die frühere Festlegung auf drei Mitglieder ist mit der WEG-Reform im Dezember 2020 entfallen. Ein einzelnes Beiratsmitglied ist ebenso zulässig wie fünf.
Darf ein Mieter oder Angehöriger in den Beirat?
Nein. Nach § 29 Abs. 1 WEG können nur Wohnungseigentümer bestellt werden. Eine Vereinbarung in der Gemeinschaftsordnung kann davon abweichen, ein bloßer Mehrheitsbeschluss nicht.
Haftet der Beirat, wenn er einen Fehler in der Abrechnung übersieht?
Ist er unentgeltlich tätig, nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit (§ 29 Abs. 3 WEG). Wer die Belege gar nicht ansieht und trotzdem eine positive Stellungnahme abgibt, kann diese Grenze erreichen. Viele Gemeinschaften schließen deshalb auf eigene Kosten eine Vermögensschadenhaftpflicht für den Beirat ab.
Kann der Beirat dem Verwalter Weisungen erteilen?
Nein. Weisungen erteilt die Gemeinschaft durch Beschluss der Eigentümerversammlung. Der Beirat überwacht und unterstützt, er entscheidet nicht anstelle der Versammlung.
Über den Autor
Julius Launhardt
Gründer, Inhaber & Geschäftsführer von Ravenica · Dipl.-Ing. (TUM)
Diplomingenieur sowie M.Sc. in Management der TU München, IHK-zertifizierter Verwalter, zertifizierter Nachhaltigkeitsmanager (TÜV) und langjähriges Mitglied der Freiwilligen Feuerwehr. Als Gründer und Geschäftsführer von Ravenica in Nürnberg verantwortet er sowohl das Tagesgeschäft als auch Prozesse sowie die langfristige Strategie und Ausrichtung. Kennt Gebäudetechnik, Sanierungen, Energiethemen und Erbfälle aus der Praxis und ist selbst Eigentümer mehrerer Immobilien.
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