Verwaltervertrag prüfen: Die Klauseln, auf die es ankommt

Bestellung und Vertrag sind zwei Dinge

Ein Verwalter wird durch Beschluss der Eigentümerversammlung bestellt. Damit erhält er sein Amt. Der Verwaltervertrag regelt daneben, was er für welches Geld leistet. Beides hängt zusammen, ist aber rechtlich getrennt — und das hat Folgen, vor allem beim Ende.

Die Bestellung darf höchstens fünf Jahre dauern, die erste nach Begründung des Wohnungseigentums höchstens drei (§ 26 Abs. 2 WEG). Die Gemeinschaft kann den Verwalter jederzeit ohne wichtigen Grund abberufen; der Vertrag endet dann spätestens sechs Monate danach (§ 26 Abs. 3 WEG). Eine längere Bindung lässt sich vertraglich nicht vereinbaren.

Warum AGB-Recht gilt

Verwalterverträge sind fast immer vorformulierte Vertragsbedingungen des Verwalters. Nach der Rechtsprechung wird eine Gemeinschaft wie ein Verbraucher behandelt, wenn mindestens ein Eigentümer Verbraucher ist — also fast immer. Damit gilt die Inhaltskontrolle nach §§ 307 ff. BGB in voller Schärfe.

Für Sie heißt das: Viele problematische Klauseln sind nicht nur ungünstig, sondern unwirksam. Es lohnt sich trotzdem, sie vor dem Beschluss zu streichen — ein Streit über die Wirksamkeit kostet Zeit und Nerven.

Die Klauseln, auf die es ankommt

Laufzeit und Vertragsende. Passt die Vertragslaufzeit zur Bestellung? Gibt es eine Regelung für das Ende nach Abberufung? Klauseln, die dem Verwalter nach einer Abberufung länger als sechs Monate Vergütung oder eine Abfindung sichern sollen, verstoßen gegen § 26 Abs. 3 WEG.

Grundleistungen. Der Vertrag sollte konkret beschreiben, was im Grundhonorar enthalten ist: eine ordentliche Versammlung, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht, Buchhaltung, Versicherungsverwaltung, Instandhaltungsorganisation, Objektbegehungen. Je vager die Beschreibung, desto mehr Spielraum für Sonderhonorare.

Termine. Ein guter Vertrag nennt einen Termin für die Jahresabrechnung und einen Zeitraum für die ordentliche Versammlung. Fehlt beides, haben Sie im Streitfall nur den unscharfen Maßstab der ordnungsmäßigen Verwaltung. Warum das wichtig ist, zeigt der Beitrag Jahresabrechnung fehlt.

Sonderhonorare. Jede Sonderleistung sollte in einem Verzeichnis stehen, mit Betrag oder klarer Berechnungsgrundlage — etwa einem Prozentsatz der Bausumme bei größeren Maßnahmen. Pauschale Formulierungen wie „sonstige Leistungen nach Aufwand“ sind problematisch (§ 307 BGB). Wie sich Sonderhonorare auf die Gesamtkosten auswirken, rechnet der Beitrag Hausverwaltungen vergleichen an einem typischen Jahr durch.

Haftung. Ein Ausschluss oder eine Begrenzung der Haftung für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für Verletzungen von Leben, Körper und Gesundheit ist unwirksam (§ 309 Nr. 7 BGB). Eine Begrenzung für leichte Fahrlässigkeit auf die Versicherungssumme ist üblich und in der Regel zulässig.

Wertgrenzen und Vollmachten. Nach außen vertritt der Verwalter die Gemeinschaft unbeschränkt. Im Innenverhältnis darf er ohne Beschluss nur Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung oder in dringenden Fällen treffen (§ 27 WEG). Die Gemeinschaft kann diesen Rahmen per Beschluss konkretisieren, etwa durch eine Wertgrenze je Auftrag und Jahr. Steht eine solche Grenze im Vertrag, prüfen Sie, ob sie zur Größe Ihrer Anlage passt.

Preisanpassung. Index- oder Staffelklauseln sind üblich und bei richtiger Gestaltung zulässig. Prüfen Sie Bezugsgröße, Rhythmus und ob die Anpassung in beide Richtungen wirkt.

Konten. Die Konten der Gemeinschaft laufen auf ihren Namen. Eine Klausel, die ein Treuhandkonto auf den Namen des Verwalters vorsieht, passt nicht mehr zum geltenden Recht.

Übergabe am Vertragsende. Der Verwalter muss alle Unterlagen herausgeben. Ein guter Vertrag regelt zusätzlich die Herausgabe elektronischer Daten in einem lesbaren Format und eine Frist dafür. Wie wichtig das ist, merkt man erst beim nächsten Wechsel; dazu Verwalterwechsel: Fristen und Übergabe.

Checkliste für Beirat und Eigentümer

Zum letzten Punkt erklärt unser Beitrag zum zertifizierten Verwalter, was die Zertifizierung bedeutet. Was eine Verwaltung grundsätzlich kosten darf, steht unter Kosten einer Hausverwaltung.

Vom Vertrag zum Beschluss

Der Vertrag wird nicht vom Verwalter und einem einzelnen Eigentümer ausgehandelt, sondern von der Versammlung beschlossen. Gegenüber dem Verwalter vertritt dann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats die Gemeinschaft und unterschreibt (§ 9b Abs. 2 WEG). Was der Beirat dabei darf, beschreibt Verwaltungsbeirat: Aufgaben und Rechte.

Die Vertragsprüfung gehört deshalb vor die Einladung: Änderungswünsche sollten mit dem Bewerber geklärt sein, bevor sein Angebot den Eigentümern zugeht. Beschlussvorlagen für Bestellung und Vertragsabschluss finden Sie in den Mustern für den Verwalterwechsel.

Lassen Sie eine vermietete Wohnung zusätzlich über eine Sondereigentumsverwaltung betreuen, gelten für diesen Vertrag andere Regeln — vor allem zur Kündigung. Dazu Sondereigentumsverwaltung wechseln.

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Den Verwaltervertrag von Ravenica schicken wir Beirat und Eigentümern gern vor der Versammlung zur Prüfung, mit Sonderhonorarverzeichnis und vertraglichem Abrechnungstermin. Anfragen über das Kontaktformular, den Ablauf eines Wechsels auf der Seite Verwalter wechseln.