Abrechnung
Jahresabrechnung fehlt: Was Eigentümer tun können, wenn der Verwalter nicht abrechnet
Kurze Antwort
Der Verwalter muss nach Ablauf des Kalenderjahres eine Jahresabrechnung aufstellen (§ 28 Abs. 2 WEG). Eine feste Frist nennt das Gesetz nicht; üblich und meist vertraglich vereinbart sind drei bis sechs Monate. Bleibt sie aus, setzt die Gemeinschaft per Beschluss eine Frist, lässt notfalls auf Kosten des Verwalters erstellen oder beruft ihn ab.
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Was das Gesetz verlangt
Nach Ablauf des Kalenderjahres hat der Verwalter eine Jahresabrechnung über die Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft aufzustellen und einen Vermögensbericht vorzulegen (§ 28 Abs. 2 und 4 WEG). Auf dieser Grundlage beschließt die Versammlung über Nachschüsse und Guthaben.
Eine feste Frist nennt das Gesetz nicht. Die Rechtsprechung hat lange einen Zeitraum von drei bis sechs Monaten als angemessen angesehen; viele Verwalterverträge legen einen konkreten Termin fest, häufig den 30. Juni. Wer im Herbst noch auf die Abrechnung des Vorjahres wartet, hat einen Verwalter, der seine Kernpflicht nicht erfüllt.
Was eine fehlende Abrechnung kostet
Eine verspätete Abrechnung ist kein Formfehler. Sie hat Folgen, die jeden Eigentümer treffen:
Liquidität. Nachschüsse können erst nach dem Beschluss eingefordert werden. Fehlen Gelder, weil der Wirtschaftsplan zu knapp war, bleibt die Lücke offen — bis zur Sonderumlage.
Rücklage. Ohne Vermögensbericht weiß niemand, wie viel tatsächlich in der Erhaltungsrücklage steht. Große Maßnahmen lassen sich so nicht seriös planen; dazu unser Beitrag zur Höhe der Erhaltungsrücklage.
Kontrolle. Hausgeldrückstände einzelner Eigentümer, fehlerhafte Zahlungen, unbelegte Ausgaben — all das fällt erst bei der Abrechnung auf. Je später sie kommt, desto schwerer lässt es sich korrigieren.
Steuer. Vermietern fehlen die Werte für die Anlage V, Selbstnutzern die Bescheinigung nach § 35a EStG.
Verkauf. Käufer und Notar fragen nach dem Stand der Abrechnungen und der Rücklage. Eine Lücke von einem oder zwei Jahren drückt das Vertrauen, manchmal den Preis. Was beim Verkauf gilt, steht in Hausgeld beim Verkauf.
Vermieter trifft es doppelt
Wer vermietet, muss die Betriebskostenabrechnung binnen zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen.
Die Verspätung des WEG-Verwalters entlastet Sie nur, wenn Sie selbst nachweislich alles getan haben, um rechtzeitig abzurechnen — Unterlagen angemahnt, Belegeinsicht verlangt. Wer nur wartet, verliert das Geld. Eine fehlende Jahresabrechnung ist für Vermieter deshalb kein Ärgernis, sondern ein bezifferbarer Schaden.
So macht die Gemeinschaft Druck
Ihr Anspruch auf eine Abrechnung richtet sich gegen die Gemeinschaft, die ihn gegenüber dem Verwalter durchsetzt (§ 18 Abs. 2 WEG). In der Praxis bewährt sich diese Reihenfolge:
Schriftliche Erinnerung an den Verwalter mit konkreter Frist, in Kopie an den Verwaltungsbeirat
Beirat fordert die Abrechnung im Namen der Gemeinschaft an und dokumentiert die Antwort
Beschluss in der nächsten Versammlung: Frist zur Vorlage, Ankündigung der Ersatzvornahme
Nach fruchtlosem Fristablauf: Beauftragung eines Dritten, Kosten als Schadensersatz vom Verwalter
Parallel oder stattdessen: Abberufung und Bestellung eines neuen Verwalters
Beruft der Verwalter die Versammlung nicht ein, auf der all das beschlossen werden müsste, helfen das Einberufungsverlangen eines Viertels der Eigentümer und das Einberufungsrecht des Beiratsvorsitzenden. Wie das geht, beschreibt unser Beitrag Hausverwaltung reagiert nicht; die passenden Vorlagen stehen in den Mustern für den Verwalterwechsel.
Abberufen: der Weg, der meist am schnellsten wirkt
Seit der WEG-Reform kann der Verwalter jederzeit ohne wichtigen Grund abberufen werden (§ 26 Abs. 3 WEG). Ein Verwalter, der zwei Jahre im Rückstand ist, holt das selten auf. Wirksamer ist ein Neuanfang mit einem Verwalter, dem die Gemeinschaft eine vollständige Übergabe und einen festen Termin für die Nacharbeit abverlangt.
Wer einen Wechsel plant, sollte mit dem neuen Verwalter vorab klären, ob er offene Abrechnungen nacharbeitet und zu welchem Honorar. Rückständige Abrechnungen sind aufwendig; ein seriöses Angebot weist sie gesondert aus. Worauf Sie im Vertrag achten sollten, steht unter Verwaltervertrag prüfen, worauf im Angebot unter Hausverwaltungen vergleichen. Ablauf und Fristen des Wechsels selbst erklärt Verwalterwechsel: Fristen und Übergabe.
Wenn die Abrechnung endlich kommt
Prüfen Sie sie, bevor Sie zustimmen — gerade nach einer langen Verspätung. Unsere Checkliste zur Jahresabrechnung führt durch die wichtigsten Punkte. Bestehen Zweifel, kann der Beschluss über Nachschüsse innerhalb eines Monats angefochten werden; das Fristende berechnet unser Rechner zur Anfechtungsfrist.
Ravenica übernimmt auch Gemeinschaften mit offenen Abrechnungen. Wie ein Wechsel mit uns abläuft, steht auf der Seite Verwalter wechseln; ein Angebot erhalten Sie über unser Kontaktformular.
Häufige Fragen
Bis wann muss die Jahresabrechnung vorliegen?
Das Gesetz nennt keine Frist, nur den Beginn: nach Ablauf des Kalenderjahres. Rechtsprechung und Praxis gehen von drei bis sechs Monaten aus, viele Verwalterverträge legen einen festen Termin fest. Eine Abrechnung, die erst im Herbst oder gar nicht kommt, entspricht nicht mehr ordnungsmäßiger Verwaltung.
Muss ich weiter Hausgeld zahlen, wenn keine Abrechnung kommt?
Ja. Die Vorschüsse aus dem beschlossenen Wirtschaftsplan bleiben fällig, unabhängig von der Abrechnung. Wer eigenmächtig zurückhält, gerät in Verzug. Druck macht die Gemeinschaft über Beschlüsse, nicht der Einzelne über Zahlungsstopp.
Wer erstellt die Abrechnung, wenn der Verwalter zum Jahreswechsel gewechselt hat?
Nach überwiegender Ansicht der Verwalter, der im Amt ist, wenn die Pflicht fällig wird — bei einem Wechsel zum 1. Januar also regelmäßig der neue Verwalter, auf Grundlage der Unterlagen des alten. Viele Verträge regeln das ausdrücklich. Entscheidend ist eine vollständige Übergabe der Buchhaltung.
Kann die Gemeinschaft die Abrechnung von jemand anderem erstellen lassen?
Ja. Liefert der Verwalter trotz Fristsetzung nicht, kann die Gemeinschaft einen Dritten, etwa einen neuen Verwalter oder einen Buchhalter, beauftragen und die Kosten als Schadensersatz vom säumigen Verwalter verlangen. Das setzt einen Beschluss und eine dokumentierte Fristsetzung voraus.
Was bedeutet eine fehlende Abrechnung für meine Steuererklärung?
Als Vermieter fehlen Ihnen die Werte für Anlage V, als Selbstnutzer die Bescheinigung über haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen nach § 35a EStG. Sie können mit Schätzwerten erklären und später berichtigen — bequem ist das nicht.
Über den Autor
Julius Launhardt
Gründer, Inhaber & Geschäftsführer von Ravenica · Dipl.-Ing. (TUM)
Diplomingenieur sowie M.Sc. in Management der TU München, IHK-zertifizierter Verwalter, zertifizierter Nachhaltigkeitsmanager (TÜV) und langjähriges Mitglied der Freiwilligen Feuerwehr. Als Gründer und Geschäftsführer von Ravenica in Nürnberg verantwortet er sowohl das Tagesgeschäft als auch Prozesse sowie die langfristige Strategie und Ausrichtung. Kennt Gebäudetechnik, Sanierungen, Energiethemen und Erbfälle aus der Praxis und ist selbst Eigentümer mehrerer Immobilien.
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