Verwalterwechsel
Hausverwaltung reagiert nicht: Ihre Rechte und die nächsten Schritte
Kurze Antwort
Eine Antwortfrist nennt das Gesetz nicht, ordnungsmäßige Verwaltung verlangt aber, dass der Verwalter Anliegen in angemessener Zeit bearbeitet. Dokumentieren Sie Ihre Anfragen, setzen Sie schriftlich eine Frist und schalten Sie den Beirat ein. Hilft das nicht, können die Eigentümer den Verwalter jederzeit ohne wichtigen Grund abberufen.
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Was Sie erwarten dürfen
Das Wohnungseigentumsgesetz nennt keine Frist, binnen derer ein Verwalter auf E-Mails antworten muss. Es verpflichtet ihn aber, die Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die untergeordnete Bedeutung haben oder dringend sind (§ 27 WEG). Dazu gehört, Schadensmeldungen aufzunehmen, Handwerker zu beauftragen, Fristen zu wahren und Fragen der Eigentümer zur Verwaltung zu beantworten.
Daneben gibt es Pflichten mit klarem Takt:
- mindestens einmal im Jahr eine Eigentümerversammlung (§ 24 Abs. 1 WEG),
- nach Ablauf des Kalenderjahres eine Jahresabrechnung und einen Vermögensbericht (§ 28 Abs. 2 und 4 WEG),
- eine Beschlusssammlung, die unverzüglich nach jeder Beschlussfassung fortgeschrieben wird (§ 24 Abs. 7 und 8 WEG).
Ein Verwalter, der Mails nicht beantwortet, verletzt also nicht zwingend eine gesetzliche Frist. Ein Verwalter, der über Monate nicht reagiert, keine Versammlung abhält oder die Abrechnung schuldig bleibt, verletzt dagegen seine Kernpflichten. Wann es so weit ist, beschreibt unser Beitrag Jahresabrechnung fehlt.
Warum sich Ihr Anspruch gegen die Gemeinschaft richtet
Seit der WEG-Reform 2020 ist der Verwalter Organ der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Ihr Anspruch auf ordnungsmäßige Verwaltung richtet sich deshalb gegen die Gemeinschaft, nicht gegen den Verwalter persönlich (§ 18 Abs. 2 WEG).
Praktisch heißt das: Den Verwalter in die Pflicht nimmt die Gemeinschaft — durch Beschlüsse, durch den Beirat, notfalls durch Abberufung. Als einzelner Eigentümer erreichen Sie am meisten, wenn Sie andere Eigentümer und den Verwaltungsbeirat gewinnen.
Schritt für Schritt
Woche 1
Dokumentieren
Jede Anfrage mit Datum, Kanal und Inhalt festhalten. Anrufe per Mail bestätigen. Ohne Dokumentation steht in der Versammlung Aussage gegen Aussage.
Woche 2
Schriftlich Frist setzen
Per E-Mail und Brief: konkretes Anliegen, angemessene Frist, Hinweis, dass Sie den Beirat informieren. Freundlich, sachlich, nachweisbar.
Woche 3–4
Beirat und Miteigentümer einbinden
Der Beirat überwacht den Verwalter. Fragen Sie andere Eigentümer, ob sie dieselbe Erfahrung machen — meist ist das der Fall.
Danach
Versammlung verlangen
Mehr als ein Viertel der Eigentümer kann eine Versammlung erzwingen. Tagesordnung: Abberufung, Neubestellung, Vertragsabschluss.
Versammlung
Abberufen und neu bestellen
Einfache Mehrheit genügt, ein wichtiger Grund ist nicht nötig. Vergleichsangebote sollten mit der Einladung vorliegen.
Die Vorlagen für Fristsetzung, Einberufungsverlangen und Beschlussanträge finden Sie im Beitrag Muster für den Verwalterwechsel.
Wenn der Verwalter keine Versammlung einberuft
Das ist der klassische Engpass: Der Verwalter, den man abwählen will, ist derjenige, der die Versammlung einberufen müsste. Das Gesetz hat dafür zwei Wege.
Verlangen mehr als ein Viertel der Eigentümer die Versammlung in Textform und unter Angabe von Zweck und Gründen, muss der Verwalter einberufen (§ 24 Abs. 2 WEG). Gezählt wird nach Köpfen, nicht nach Miteigentumsanteilen.
Weigert er sich pflichtwidrig oder fehlt ein Verwalter, darf der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, sein Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG). Gibt es weder Beirat noch Ermächtigung, kann ein Eigentümer sich die Einberufung gerichtlich gestatten lassen. Wie Einladung, Fristen und Tagesordnung aussehen müssen, beschreibt unser Beitrag zur Eigentümerversammlung.
Abberufung: einfacher, als viele denken
Seit Dezember 2020 braucht die Abberufung keinen wichtigen Grund mehr. Die Versammlung beschließt sie mit einfacher Mehrheit, jederzeit (§ 26 Abs. 3 WEG). Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate danach, auch wenn er eine längere Laufzeit vorsieht.
Damit es keine Lücke gibt, sollte in derselben Versammlung der neue Verwalter bestellt werden. Fristen, Übergabe und typische Stolpersteine erklärt unser Beitrag Verwalterwechsel: Fristen und Übergabe. Für Gemeinschaften in der Region gibt es den Beitrag zum Verwalterwechsel in Nürnberg.
Woran Sie den richtigen Nachfolger erkennen
Wer seinen Verwalter wegen fehlender Erreichbarkeit wechselt, sollte genau diesen Punkt beim Nachfolger prüfen — nicht nur das Honorar. Fragen Sie nach Reaktionszeiten, nach dem Weg, auf dem Schäden gemeldet werden, nach digitaler Einsicht in Unterlagen und danach, wann die Jahresabrechnung geliefert wird. Eine Fragenliste für das Gespräch finden Sie unter Hausverwaltungen vergleichen, die Vertragsseite unter Verwaltervertrag prüfen.
Kurz zusammengefasst
Anfragen dokumentieren, Anrufe schriftlich bestätigen
Schriftlich eine konkrete Frist setzen
Einsicht in Unterlagen verlangen, wenn Auskünfte ausbleiben
Beirat und Miteigentümer einbinden
Notfalls mit mehr als einem Viertel der Eigentümer eine Versammlung verlangen
Abberufung und Neubestellung in derselben Versammlung beschließen
Vermieten Sie Ihre Wohnung, trifft Sie ein schweigender Verwalter doppelt: Ohne Jahresabrechnung droht die Frist für die Betriebskostenabrechnung zu verstreichen.
Wenn Ihre Gemeinschaft über einen Wechsel nachdenkt: Auf unserer Seite zum Verwalterwechsel finden Sie den Ablauf mit Ravenica, über das Kontaktformular erhalten Sie ein Angebot für Ihre Versammlung.
Häufige Fragen
Wie schnell muss eine Hausverwaltung antworten?
Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Viele Verwalterverträge nennen Reaktionszeiten; fehlen sie, gilt ordnungsmäßige Verwaltung als Maßstab. Eine Rückmeldung auf ein schriftliches Anliegen innerhalb weniger Werktage ist marktüblich, bei Notfällen wie Wasserschäden sofort.
Kann ich den Verwalter direkt verklagen, weil er nicht antwortet?
In der Regel nicht. Seit der WEG-Reform richtet sich Ihr Anspruch auf ordnungsmäßige Verwaltung gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, nicht gegen den Verwalter persönlich. Den Verwalter in die Pflicht nimmt die Gemeinschaft — durch Beschluss, Fristsetzung oder Abberufung.
Kann ich eine Eigentümerversammlung erzwingen?
Ja. Verlangen mehr als ein Viertel der Eigentümer in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen eine Versammlung, muss der Verwalter einberufen (§ 24 Abs. 2 WEG). Weigert er sich pflichtwidrig, darf der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein per Beschluss ermächtigter Eigentümer einberufen.
Brauchen wir einen wichtigen Grund, um den Verwalter loszuwerden?
Nein. Seit Dezember 2020 kann der Verwalter jederzeit mit einfacher Mehrheit abberufen werden, ohne wichtigen Grund (§ 26 Abs. 3 WEG). Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung.
Darf ich Unterlagen einsehen, wenn der Verwalter nicht antwortet?
Ja. Jeder Eigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG) — Kontoauszüge, Rechnungen, Verträge, Beschlusssammlung. Verlangen Sie die Einsicht schriftlich mit Terminvorschlag; eine verweigerte Einsicht ist ein starkes Argument für die nächste Versammlung.
Über den Autor
Julius Launhardt
Gründer, Inhaber & Geschäftsführer von Ravenica · Dipl.-Ing. (TUM)
Diplomingenieur sowie M.Sc. in Management der TU München, IHK-zertifizierter Verwalter, zertifizierter Nachhaltigkeitsmanager (TÜV) und langjähriges Mitglied der Freiwilligen Feuerwehr. Als Gründer und Geschäftsführer von Ravenica in Nürnberg verantwortet er sowohl das Tagesgeschäft als auch Prozesse sowie die langfristige Strategie und Ausrichtung. Kennt Gebäudetechnik, Sanierungen, Energiethemen und Erbfälle aus der Praxis und ist selbst Eigentümer mehrerer Immobilien.
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