Preise & Vertrag
Hausverwaltung vergleichen: Angebote richtig lesen und die richtigen Fragen stellen
Kurze Antwort
Vergleichen Sie nicht nur das Grundhonorar je Einheit, sondern das Gesamtpaket: Sonderhonorare, Mindesthonorar, Umsatzsteuer, Laufzeit und Leistungsumfang. Prüfen Sie Erlaubnis nach § 34c GewO, Berufshaftpflicht und Zertifizierung. Und fragen Sie konkret, wann die Jahresabrechnung kommt, wie Schäden gemeldet werden und wie Sie Unterlagen einsehen.
Wechsel-Paket für Ihre Versammlung Paket anfordern
Warum der Preis je Einheit wenig aussagt
Angebote von Hausverwaltungen beginnen fast immer mit einer Zahl: dem Grundhonorar je Einheit und Monat. Diese Zahl ist wichtig, aber sie ist nur ein Teil der Rechnung. Zwei Angebote mit gleichem Grundhonorar können sich über ein Jahr um mehrere Tausend Euro unterscheiden — und umgekehrt.
Was ein Verwalter grundsätzlich kostet und wovon das abhängt, beschreibt unser Beitrag zu den Kosten einer Hausverwaltung. Hier geht es um den Vergleich konkreter Angebote.
Die fünf Preisbausteine
Grundhonorar. Je Einheit und Monat, oft gestaffelt nach Objektgröße. Achten Sie darauf, ob Garagen und Stellplätze als eigene Einheiten zählen.
Mindesthonorar. Ein Betrag je Objekt, der unabhängig von der Einheitenzahl gilt. Bei kleinen Gemeinschaften ist es oft der eigentlich relevante Preis.
Sonderhonorare. Vergütungen für Leistungen außerhalb der Grundleistung: zusätzliche Versammlungen, Begleitung größerer Baumaßnahmen, Mahnwesen, Zustimmung zum Verkauf, gerichtliche Verfahren, Kopien und Porto. Ein seriöses Angebot listet sie vollständig mit Beträgen.
Übernahme- oder Einrichtungsgebühr. Einmalig beim Wechsel, für die Übernahme der Daten und Unterlagen. Ist eine Nacharbeit offener Abrechnungen nötig, sollte sie gesondert ausgewiesen sein.
Preisanpassung. Index- oder Staffelklauseln sind üblich. Prüfen Sie Bezugsgröße und Rhythmus, damit Sie wissen, was in drei Jahren gilt.
Und: Brutto oder netto? Verwaltungsleistungen sind umsatzsteuerpflichtig, und die Gemeinschaft kann die Steuer in der Regel nicht abziehen. Rechnen Sie alle Angebote auf brutto um, bevor Sie sie nebeneinanderlegen.
Die Probe aufs Exempel: ein typisches Jahr
Statt Einzelpreise zu vergleichen, rechnen Sie für jedes Angebot dasselbe Jahr durch:
Grundhonorar für alle Einheiten über zwölf Monate, brutto
Eine ordentliche Versammlung plus eine außerordentliche
Eine mittlere Baumaßnahme, etwa eine Dachsanierung für 80.000 Euro
Ein Eigentümerwechsel mit Verwalterzustimmung, falls die Teilungserklärung sie vorsieht
Zwei Mahnverfahren wegen Hausgeldrückständen
Die Übernahmegebühr, verteilt auf die Vertragslaufzeit
Die Summe ist aussagekräftiger als jeder Einzelpreis. Sie zeigt auch, ob ein Angebot über Sonderhonorare nachfinanziert, was es beim Grundhonorar verspricht.
Pflichtnachweise
Wer Wohnungseigentum verwaltet, braucht eine Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Nr. 4 GewO. Voraussetzung ist unter anderem eine Berufshaftpflichtversicherung mit gesetzlichen Mindestsummen (§ 15 MaBV). Außerdem gilt eine Weiterbildungspflicht von 20 Stunden in drei Jahren.
Seit dem 1. Dezember 2023 kann zudem jeder Eigentümer verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird (§ 26a WEG, § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Was die Zertifizierung bedeutet und für wen Ausnahmen gelten, erklärt unser Beitrag zum zertifizierten Verwalter.
Lassen Sie sich alle drei Nachweise vorlegen: Erlaubnis, Versicherungsbestätigung, Zertifikat. Ein Verwalter, der das nicht ohne Weiteres kann, ist kein Kandidat.
Eine Frage gehört ebenfalls zu den Pflichtpunkten: Die Konten der Gemeinschaft müssen auf ihren Namen laufen, nicht auf den des Verwalters. Seit der WEG-Reform ist die Gemeinschaft selbst rechtsfähig und Kontoinhaberin (§ 9a WEG). Ein Treuhandkonto auf den Namen des Verwalters ist ein Warnsignal.
Zwölf Fragen für das Gespräch
Ein Angebot zeigt, was der Verwalter verspricht. Das Gespräch zeigt, wie er arbeitet. Diese Fragen sollte jeder Bewerber konkret beantworten können:
Bis wann liefern Sie die Jahresabrechnung — als vertraglicher Termin?
Wann findet die ordentliche Versammlung typischerweise statt?
Wer ist unser fester Ansprechpartner, und wer vertritt ihn?
Wie und wann sind Sie erreichbar, und was passiert bei einem Notfall am Wochenende?
Wie schnell antworten Sie auf schriftliche Anfragen?
Können Eigentümer und Beirat Belege, Beschlüsse und Verträge digital einsehen?
Wie planen Sie die Erhaltungsrücklage — pauschal oder aus einer Erhaltungsplanung?
Wie oft begehen Sie das Objekt, und wer prüft den technischen Zustand?
Wie holen Sie Handwerkerangebote ein, und ab welchem Betrag braucht es einen Beschluss?
Wie läuft die Übernahme ab, und arbeiten Sie offene Abrechnungen nach?
Wie viele Objekte betreut Ihr Team, und wie viele davon sind vergleichbar mit unserem?
Können wir mit einem Beirat einer anderen Gemeinschaft sprechen, die Sie verwalten?
Achten Sie weniger auf die Antworten, die gut klingen, als auf die, die konkret sind. „Wir sind immer erreichbar“ ist ein Satz, „Schadensmeldungen gehen rund um die Uhr an eine Notfallnummer“ ist eine Auskunft.
Warnsignale
Fehlendes Sonderhonorarverzeichnis. Wer die Sonderhonorare nicht vorab nennt, nennt sie später.
Lange Mindestlaufzeit mit Abfindungsklausel. Der Verwaltervertrag endet ohnehin spätestens sechs Monate nach einer Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG). Klauseln, die darüber hinaus Vergütung sichern sollen, sind in der Regel unwirksam.
Kein Termin für die Abrechnung. Wenn ein Bewerber keinen Termin zusagt, wird er auch keinen einhalten.
Kein Zugang zu Unterlagen ohne Termin im Büro. Das Einsichtsrecht der Eigentümer ist gesetzlich (§ 18 Abs. 4 WEG); ein Verwalter, der es erschwert, zeigt damit, wie er Kontrolle versteht.
Wie Sie den Vertrag selbst prüfen, steht in Verwaltervertrag prüfen.
Vom Vergleich zum Beschluss
Haben Sie einen Favoriten, gehören seine Unterlagen in die Einladung zur Versammlung — zusammen mit mindestens einem Vergleichsangebot. Die passenden Beschlussanträge finden Sie in den Mustern für den Verwalterwechsel. Die Vorbereitung übernimmt in vielen Gemeinschaften der Verwaltungsbeirat; Ablauf und Fristen des Wechsels beschreibt Verwalterwechsel: Fristen und Übergabe.
Wechseln Sie, weil Ihr bisheriger Verwalter nicht erreichbar war oder die Abrechnung schuldig blieb, prüfen Sie genau diese Punkte beim Nachfolger am strengsten. Mehr dazu in Hausverwaltung reagiert nicht und Jahresabrechnung fehlt.
Ravenica legt jedem Angebot ein vollständiges Sonderhonorarverzeichnis und einen vertraglichen Termin für die Jahresabrechnung bei. Unsere Preisgrundlagen finden Sie auf der Seite Preise, ein Angebot für Ihre Gemeinschaft über das Kontaktformular.
Häufige Fragen
Wie viele Angebote sollte eine WEG einholen?
Mindestens zwei, besser drei. Die Rechtsprechung verlangt bei der Neubestellung eines Verwalters in der Regel Alternativangebote, damit die Eigentümer eine echte Auswahl haben. Die Angebote sollten der Einladung zur Versammlung beiliegen.
Ist das günstigste Angebot das beste?
Selten. Ein niedriges Grundhonorar wird häufig über Sonderhonorare ausgeglichen, oder der Leistungsumfang ist schmaler. Rechnen Sie die Kosten eines typischen Jahres durch — mit einer Versammlung, einer mittleren Baumaßnahme und einem Eigentümerwechsel — und vergleichen Sie diese Summe.
Welche Nachweise muss ein WEG-Verwalter haben?
Eine Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Nr. 4 GewO, eine Berufshaftpflichtversicherung und den Nachweis der gesetzlichen Weiterbildung. Seit Dezember 2023 können Eigentümer außerdem einen zertifizierten Verwalter nach § 26a WEG verlangen.
Sind die Preise in Angeboten brutto oder netto?
Das ist unterschiedlich, und genau deshalb sind Angebote oft schwer vergleichbar. Verwaltungsleistungen gegenüber einer WEG sind umsatzsteuerpflichtig. Rechnen Sie alle Angebote auf denselben Stand um, idealerweise brutto, weil die Gemeinschaft die Umsatzsteuer in der Regel nicht abziehen kann.
Was ist ein Mindesthonorar?
Ein Mindestbetrag je Objekt, der unabhängig von der Zahl der Einheiten gilt. Er ist bei kleinen Gemeinschaften üblich, weil der Grundaufwand — Versammlung, Abrechnung, Buchhaltung, Versicherungen — kaum mit der Größe sinkt. Ein Angebot sollte offenlegen, ob ein Mindesthonorar greift.
Über den Autor
Julius Launhardt
Gründer, Inhaber & Geschäftsführer von Ravenica · Dipl.-Ing. (TUM)
Diplomingenieur sowie M.Sc. in Management der TU München, IHK-zertifizierter Verwalter, zertifizierter Nachhaltigkeitsmanager (TÜV) und langjähriges Mitglied der Freiwilligen Feuerwehr. Als Gründer und Geschäftsführer von Ravenica in Nürnberg verantwortet er sowohl das Tagesgeschäft als auch Prozesse sowie die langfristige Strategie und Ausrichtung. Kennt Gebäudetechnik, Sanierungen, Energiethemen und Erbfälle aus der Praxis und ist selbst Eigentümer mehrerer Immobilien.
Mehr über Julius Launhardt