Verwalterwechsel
Sondereigentumsverwaltung wechseln: Kündigung, Übergabe und Mieterinformation
Kurze Antwort
Den Vertrag über die Sondereigentumsverwaltung schließen Sie selbst, nicht die Gemeinschaft — Sie können ihn also ohne Versammlung kündigen. Maßgeblich sind die vertraglichen Fristen; gegenüber Verbrauchern sind in AGB Erstlaufzeiten über zwei Jahre unwirksam, bei neueren Verträgen auch Kündigungsfristen über einen Monat. Danach zählen Kaution, Mieterkonten und Unterlagen.
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Zwei Verwaltungen, zwei Verträge
Wer eine vermietete Eigentumswohnung besitzt, hat oft zwei Verwalter, ohne es so zu nennen. Der WEG-Verwalter kümmert sich um das Gemeinschaftseigentum und wird von der Eigentümerversammlung bestellt. Die Sondereigentumsverwaltung kümmert sich um Ihre Wohnung und Ihr Mietverhältnis: Mieteingang, Nebenkostenabrechnung, Mieterwechsel, Reparaturen in der Wohnung. Was dazugehört, beschreibt unser Beitrag zur Sondereigentumsverwaltung für Kapitalanleger.
Der entscheidende Unterschied für den Wechsel: Die Sondereigentumsverwaltung beauftragen Sie allein. Sie brauchen keine Versammlung, keinen Beschluss und keine Mehrheit. Sie kündigen selbst.
Häufig liegen beide Aufgaben beim selben Unternehmen. Dann können Sie die Sondereigentumsverwaltung wechseln, ohne dass sich an der WEG-Verwaltung etwas ändert — oder beides angehen. Wie die WEG-Seite funktioniert, steht in Hausverwaltung reagiert nicht und Verwalterwechsel: Fristen und Übergabe.
Kündigungsfristen
Was der Vertrag sagt. Zuerst gilt die vertragliche Regelung. Prüfen Sie Laufzeit, Kündigungsfrist und Form.
Was gegenüber Verbrauchern gilt. Vermieten Sie Ihre eigene Wohnung, handeln Sie in der Regel als Verbraucher. Für vorformulierte Verträge über regelmäßige Dienstleistungen ist eine Erstlaufzeit von mehr als zwei Jahren unwirksam (§ 309 Nr. 9 BGB). Für Verträge ab März 2022 gilt zusätzlich: Kündigungsfrist höchstens ein Monat, und eine stillschweigende Verlängerung nur auf unbestimmte Zeit mit monatlicher Kündigungsmöglichkeit. Bei älteren Verträgen waren Verlängerungen um bis zu ein Jahr und Kündigungsfristen bis zu drei Monaten zulässig. Ein Vertrag mit fünf Jahren Festlaufzeit ist deshalb gegenüber Verbrauchern fast immer angreifbar.
Was ohne Regelung gilt. Ist im Vertrag nichts vereinbart und die Vergütung monatlich bemessen, kann spätestens am 15. eines Monats zum Monatsende gekündigt werden (§ 621 BGB).
Fristlos. Bei einem wichtigen Grund — veruntreute Mieten, dauerhaft ausbleibende Abrechnungen, schwere Pflichtverletzungen — ist eine fristlose Kündigung möglich (§ 626 BGB). Sie muss innerhalb von zwei Wochen erklärt werden, nachdem Sie von dem Grund erfahren haben. Dokumentieren Sie die Gründe.
Kündigen Sie schriftlich und so, dass Sie den Zugang belegen können. Eine Kündigung per Einschreiben oder per E-Mail mit Empfangsbestätigung genügt in der Regel; maßgeblich ist, was der Vertrag zur Form sagt.
Was der alte Verwalter herausgeben muss
Der Verwalter hat alles herauszugeben, was er für Sie erlangt hat, und Rechenschaft abzulegen (§§ 666, 667 BGB). Für eine vermietete Wohnung heißt das konkret:
Mietvertrag mit allen Nachträgen, Übergabeprotokoll und Hausordnung
Mieterkonto: Sollmiete, Zahlungseingänge, offene Posten, Mahnungen
Mietkaution: Kontonachweis, Stand inklusive Zinsen, Umstellung oder Übertragung
Betriebskostenabrechnungen der letzten Jahre und aktueller Stand der Vorauszahlungen
Mieterhöhungen mit Begründung, Mietenspiegelbezug und Fristen
Laufende Mängel, Handwerkeraufträge und Gewährleistungen
Schlüssel und Schlüsselquittungen
Korrespondenz mit dem Mieter aus den letzten Jahren
Abschlussrechnung: vereinnahmte Mieten, Ausgaben, Auszahlung des Saldos an Sie
Besonders wichtig ist die Kaution. Sie muss getrennt vom Vermögen des Verwalters angelegt sein (§ 551 Abs. 3 BGB). Gegenüber dem Mieter haften Sie als Vermieter für die Rückzahlung — auch dann, wenn der Verwalter sie verloren hat.
Die Mieterhöhungshistorie wird oft übersehen. Ohne sie wissen Sie und Ihr neuer Verwalter nicht, wann die nächste Erhöhung zulässig ist und welche Kappungsgrenze gilt. Dazu unsere Beiträge zum Nürnberger Mietenspiegel und zu Mietpreisbremse und Kappungsgrenze.
Ablauf in der Praxis
Vorab
Neuen Verwalter auswählen
Angebot und Vertrag prüfen, Stichtag abstimmen, idealerweise ein Monatsende.
Kündigung
Alten Vertrag kündigen
Schriftlich, mit Zugangsnachweis. Gleichzeitig Herausgabe der Unterlagen zum Stichtag verlangen und Vollmachten widerrufen.
Zwei Wochen vor Stichtag
Mieter informieren
Schreiben von Ihnen als Vermieter: neuer Ansprechpartner, neue Bankverbindung ab welchem Monat, Notfallkontakt.
Stichtag
Übergabe
Unterlagen, Kaution und Schlüssel gehen an den neuen Verwalter; der alte legt die Abschlussrechnung vor.
Danach
Abrechnung klären
Wer erstellt die Betriebskostenabrechnung für das laufende Jahr? Am einfachsten der neue Verwalter, mit den Daten des alten.
Der Wechsel mitten im Abrechnungsjahr ist der häufigste Stolperstein. Die Frist für die Betriebskostenabrechnung läuft weiter, gleich wer gerade verwaltet. Klären Sie deshalb schon bei der Kündigung, wer die laufende Abrechnung erstellt und wer die Belege des bisherigen Zeitraums liefert.
Ihren Mieter informieren
Vermieter bleiben Sie, nicht der Verwalter. Die Information an den Mieter sollte deshalb von Ihnen kommen, schriftlich und mit klarem Stichtag. Solange der Mieter vom Wechsel nichts weiß, darf er weiter an die Stelle zahlen, die man ihm genannt hat. Fehlt eine klare Information, entstehen doppelte Zahlungswege, Mahnungen an den Falschen und im schlimmsten Fall verlorene Mieten.
Nennen Sie im Schreiben auch, an wen sich der Mieter bei Schäden wenden soll. Ein Wasserschaden in der Übergabewoche ist kein theoretisches Risiko; was dann zu tun ist, steht in Wasserschaden in der Eigentumswohnung.
Woran Sie einen guten Nachfolger erkennen
Fragen Sie nach denselben Punkten wie bei einem WEG-Verwalter: Erreichbarkeit, Termin für die Betriebskostenabrechnung, Einsicht in das Mieterkonto, Vorgehen bei Mieterhöhungen. Die Fragenliste in Hausverwaltungen vergleichen lässt sich weitgehend übertragen. Wie die Vermietung in der Region funktioniert, zeigt beispielhaft unser Beitrag zur Vermietung einer Eigentumswohnung in Erlangen.
Ravenica übernimmt Sondereigentums- und Mietverwaltungen zum Monatsende und kümmert sich um die Übergabe mit dem bisherigen Verwalter. Die Leistungen finden Sie auf den Seiten Sondereigentumsverwaltung und Mietverwaltung, ein Angebot über das Kontaktformular.
Häufige Fragen
Brauche ich für den Wechsel der Sondereigentumsverwaltung einen Beschluss der WEG?
Nein. Die Sondereigentumsverwaltung ist ein Vertrag zwischen Ihnen und dem Verwalter über Ihre Wohnung. Die Gemeinschaft ist daran nicht beteiligt. Sie kündigen selbst, nach den Regeln Ihres Vertrags.
Welche Kündigungsfrist gilt, wenn der Vertrag nichts regelt?
Dann gilt § 621 BGB. Ist die Vergütung nach Monaten bemessen, kann spätestens am 15. eines Monats zum Monatsende gekündigt werden. Aus wichtigem Grund ist eine fristlose Kündigung jederzeit möglich (§ 626 BGB).
Ist eine Vertragslaufzeit von fünf Jahren wirksam?
Gegenüber Verbrauchern in AGB in der Regel nicht. Bei Verträgen über regelmäßige Dienstleistungen ist eine Erstlaufzeit von höchstens zwei Jahren zulässig; seit März 2022 darf sich der Vertrag danach nur auf unbestimmte Zeit verlängern und muss mit höchstens einem Monat Frist kündbar sein (§ 309 Nr. 9 BGB). Wer seine eigene Wohnung vermietet, handelt in der Regel als Verbraucher.
Was passiert mit der Mietkaution?
Die Kaution muss getrennt vom Vermögen des Verwalters angelegt sein (§ 551 Abs. 3 BGB). Beim Wechsel wird das Kautionskonto auf den neuen Verwalter umgestellt oder das Guthaben samt Zinsen auf ein neues Kautionskonto übertragen. Lassen Sie sich den Kontostand belegen.
Muss ich meinen Mieter über den Wechsel informieren?
Ja, und zwar schriftlich durch Sie als Vermieter: neuer Ansprechpartner, neue Bankverbindung, Stichtag. Solange der Mieter nichts vom Wechsel weiß, darf er weiter an die bisher genannte Stelle zahlen. Eine klare Information vermeidet doppelte Zahlungswege und verlorene Mieten.
Über den Autor
Julius Launhardt
Gründer, Inhaber & Geschäftsführer von Ravenica · Dipl.-Ing. (TUM)
Diplomingenieur sowie M.Sc. in Management der TU München, IHK-zertifizierter Verwalter, zertifizierter Nachhaltigkeitsmanager (TÜV) und langjähriges Mitglied der Freiwilligen Feuerwehr. Als Gründer und Geschäftsführer von Ravenica in Nürnberg verantwortet er sowohl das Tagesgeschäft als auch Prozesse sowie die langfristige Strategie und Ausrichtung. Kennt Gebäudetechnik, Sanierungen, Energiethemen und Erbfälle aus der Praxis und ist selbst Eigentümer mehrerer Immobilien.
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