Technik & Sanierung
Instandhaltungsplanung in der WEG: So entsteht ein Maßnahmenplan, der trägt
Kurze Antwort
Eine Instandhaltungsplanung listet die Bauteile des Gemeinschaftseigentums mit Zustand, Restnutzungsdauer und geschätzten Kosten und ordnet sie über zehn bis fünfzehn Jahre. Daraus folgt, wie viel die Gemeinschaft jährlich der Erhaltungsrücklage zuführen muss, damit große Maßnahmen ohne Sonderumlage bezahlbar bleiben. Vorgeschrieben ist sie nicht, aber sie ist die belastbarste Grundlage für Wirtschaftsplan und Beschlüsse.
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Was eine Instandhaltungsplanung ist — und was nicht
Eine Instandhaltungsplanung beantwortet drei Fragen: Was an unserem Gebäude muss wann gemacht werden, was kostet es, und haben wir dann das Geld dafür? Sie ist eine Liste aller wesentlichen Bauteile des Gemeinschaftseigentums mit Zustand, verbleibender Nutzungsdauer und Kostenschätzung, über zehn bis fünfzehn Jahre auf eine Zeitachse gelegt.
Sie ist kein Gutachten über jedes Bauteil. Und sie ist kein Beschluss, der die Gemeinschaft an Maßnahmen bindet. Sie ist die Grundlage, auf der Versammlungen gute Entscheidungen treffen können, statt unter Zeitdruck über das erste Angebot abzustimmen.
Den energetischen Teil kann ein individueller Sanierungsfahrplan (iSFP) eines Energieberaters abdecken. Er ersetzt die Instandhaltungsplanung nicht, lässt sich aber gut in sie einbauen. Ob und wie hoch die Beratung gefördert wird, ändert sich häufig — prüfen Sie die aktuellen Bedingungen beim BAFA, bevor Sie beauftragen.
Warum sich der Aufwand lohnt
Die Rücklage wird begründbar. Das Gesetz verlangt eine angemessene Erhaltungsrücklage (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG), sagt aber nicht, wie hoch. Faustformeln je Quadratmeter liefern einen Anhaltspunkt — überzeugend wird eine Erhöhung erst, wenn die Eigentümer sehen, wofür das Geld gebraucht wird. Mehr zu den Methoden im Beitrag zur Höhe der Erhaltungsrücklage.
Sonderumlagen werden seltener. Wer weiß, dass das Flachdach in vier Jahren fällig ist, kann heute ansparen. Wer es nicht weiß, beschließt in vier Jahren eine Sonderumlage.
Maßnahmen lassen sich bündeln. Ein Gerüst steht einmal, nicht dreimal: Fassade, Fenster im Gemeinschaftseigentum, Dachrinnen und Balkone zusammen geplant sparen Baustelleneinrichtung und Ärger.
Der Wert der Wohnungen steigt. Käufer und Banken fragen zunehmend nach Rücklage und anstehenden Maßnahmen. Eine Gemeinschaft mit aktuellem Plan kann beides beantworten.
Sieben Schritte zum Plan
1. Unterlagen sichten
Baupläne, Teilungserklärung, Beschluss-Sammlung, Wartungsverträge und Prüfprotokolle, Rechnungen früherer Maßnahmen, Energieausweis. Aus den Rechnungen ergibt sich, wann was zuletzt erneuert wurde — oft die wichtigste und am schwersten zu findende Information.
2. Begehung
Alle Bauteile des Gemeinschaftseigentums, von oben nach unten: Dach und Dachentwässerung, Fassade, Fenster (soweit Gemeinschaftseigentum), Balkone, Treppenhäuser, Steigleitungen und Kanal, Heizzentrale, Elektroverteilung, Aufzug, Tiefgarage, Außenanlagen. Mit Fotos und Notizen, damit der nächste Begeher vergleichen kann.
3. Zustand und Restnutzungsdauer bewerten
Eine einfache Skala genügt, etwa: gut, Maßnahmen in fünf bis zehn Jahren, Maßnahmen in ein bis fünf Jahren, akut. Dazu die Restnutzungsdauer: typische Nutzungsdauern als Ausgangspunkt, korrigiert um das, was man vor Ort sieht. Ein 30 Jahre altes Dach kann noch zehn Jahre halten oder nächsten Winter undicht werden.
4. Kosten schätzen
Für übliche Maßnahmen reichen Erfahrungswerte und Vergleichsprojekte. Für große oder ungewöhnliche Positionen lohnt eine Grobschätzung durch einen Fachplaner. Zwei Fehler sind häufig: Kosten nur in heutigen Preisen anzusetzen, obwohl die Maßnahme erst in acht Jahren kommt, und Nebenkosten wie Gerüst, Planung und Bauleitung zu vergessen.
5. Prioritäten setzen
Nicht alles, was alt ist, ist dringend. Eine bewährte Reihenfolge:
- Sicherheit und Verkehrssicherung — lose Fassadenteile, Absturzsicherungen, Brandschutz
- Folgeschäden — undichte Dächer, Abdichtungen, Leitungen; hier wird Warten teuer
- Gesetzliche Pflichten — Prüf- und Nachrüstpflichten mit Frist
- Wirtschaftlichkeit — Maßnahmen, die Betriebskosten senken
- Komfort und Optik — wichtig, aber verschiebbar
6. Gegen die Rücklage rechnen
Jetzt wird aus der Liste ein Finanzplan: Rücklage heute, jährliche Zuführung, Ausgaben je Jahr. Die Rücklage sollte in keinem Jahr unter einen Mindestbestand fallen, der für unvorhergesehene Schäden reserviert bleibt. Reicht die Zuführung nicht, gibt es drei Stellschrauben: Zuführung erhöhen, Maßnahmen verschieben, die das vertragen, oder eine Teilfinanzierung bewusst einplanen.
7. In Wirtschaftsplan und Versammlung bringen
Der Plan wird der Versammlung vorgestellt, die Zuführung zur Rücklage über den Wirtschaftsplan beschlossen (§ 28 WEG). Einzelne Maßnahmen werden beschlossen, wenn sie anstehen — mit Planung, Kostenrahmen und Finanzierung.
Ein Beispiel
Fiktive Wohnanlage mit 86 Einheiten, Rücklage zu Beginn 286.000 €, Zuführung 110.000 € im Jahr:
| Jahr | Maßnahme | Kosten | Rücklage zum Jahresende |
|---|---|---|---|
| 2027 | Tiefgarage: Abdichtung Fahrgasse | 85.000 € | 311.000 € |
| 2028 | Flachdach Haus B | 85.000 € | 336.000 € |
| 2029 | Aufzüge Haus A–C modernisieren | 120.000 € | 326.000 € |
| 2030 | Steigleitungen Haus A | 60.000 € | 376.000 € |
| 2031 | Heizzentrale erneuern | 180.000 € | 306.000 € |
Die Rücklage trägt alle fünf Maßnahmen, ohne unter 300.000 € zu fallen. Ohne Plan hätte die Gemeinschaft vermutlich jede dieser Maßnahmen einzeln und überrascht beschlossen — und mindestens zwei davon über eine Sonderumlage finanziert. Die Zahlen sind ein Rechenbeispiel, keine Kostenansätze für Ihr Gebäude.
Für Ihre eigene Wohnung können Sie den Ansparbedarf mit dem Rücklagen-Rechner durchspielen.
Wer den Plan erstellt
Die Verwaltung ist der natürliche Ort für die Planung: Sie hat die Unterlagen, kennt die Verträge und muss die Maßnahmen später ohnehin vorbereiten. Bei Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung und zur Abwendung von Nachteilen darf und muss sie selbst handeln (§ 27 Abs. 1 WEG); alles Größere bereitet sie zur Beschlussfassung vor.
Für Bauteile mit besonderen Risiken braucht es Spezialisten: Tiefgarage und Beton, Statik, Fassade, Heizung und Energie. Ein guter Plan sagt offen, wo die Schätzung der Verwaltung endet und wo ein Fachplaner beauftragt werden sollte. Wie wir das organisieren, steht unter technisches Management.
Typische Fehler
- Der Plan liegt in der Schublade. Ein Plan, der nicht im Wirtschaftsplan ankommt, verändert nichts.
- Kosten von heute für Maßnahmen von morgen. Ohne Preissteigerung ist jeder Plan nach drei Jahren zu optimistisch.
- Einzelmaßnahmen statt Pakete. Drei Gerüste kosten mehr als eins.
- Kein Mindestbestand. Eine Rücklage, die planmäßig auf null fällt, hat für den Wasserrohrbruch nichts übrig.
- Einmal erstellt, nie aktualisiert. Alle drei bis fünf Jahre und nach jeder großen Maßnahme gehört der Plan auf den Tisch.
Große Anlagen und Mehrhausanlagen
Je größer die Anlage, desto mehr lohnt sich die Planung — und desto mehr Struktur braucht sie. In Mehrhausanlagen gehören die Positionen je Haus getrennt aufgeführt, gemeinsame Bauteile wie die Tiefgarage, die Heizzentrale oder die Außenanlagen als eigene Positionen.
Ob die Häuser getrennte Rücklagen führen, regelt die Gemeinschaftsordnung. Die Verteilung der Zuführung zur Rücklage kann die Gemeinschaft seit der WEG-Reform per Beschluss nach § 16 Abs. 2 Satz 2 WEG ändern; das hat der BGH ausdrücklich bestätigt (Urteile vom 14.02.2025 – V ZR 236/23 und V ZR 128/23). Wie wir große Anlagen betreuen, lesen Sie unter Hausverwaltung für Wohnanlagen.
Ravenica erstellt für betreute Gemeinschaften eine Instandhaltungsplanung nach Begehung aller Gebäude und stimmt sie mit dem Wirtschaftsplan ab — damit große Maßnahmen mit Vorlauf in die Versammlung kommen.
Häufige Fragen
Ist eine Instandhaltungsplanung in der WEG Pflicht?
Nein, das Gesetz schreibt keinen Plan vor. Es verlangt aber eine ordnungsmäßige Erhaltung des Gemeinschaftseigentums und eine angemessene Erhaltungsrücklage. Ohne Plan lässt sich kaum begründen, was angemessen ist — der Plan ist deshalb die beste Grundlage für den Wirtschaftsplan.
Wer erstellt die Instandhaltungsplanung?
In der Regel organisiert sie die Verwaltung: Unterlagen sichten, Begehung, Kostenansätze für übliche Maßnahmen. Für Bauteile mit besonderen Risiken, etwa Tiefgarage, Statik, Fassade oder Heizungsanlage, zieht man Fachplaner oder Sachverständige hinzu. Deren Beauftragung beschließt die Gemeinschaft.
Ist die Gemeinschaft an den Plan gebunden?
Nein. Der Plan ist eine Entscheidungsgrundlage, kein Beschluss über einzelne Maßnahmen. Jede Maßnahme wird weiterhin einzeln beschlossen, wenn sie ansteht — dann aber mit Vorlauf und mit dem Geld, das dafür angespart wurde.
Wie oft sollte der Plan aktualisiert werden?
Alle drei bis fünf Jahre vollständig und immer dann, wenn ein größeres Bauteil erneuert wurde oder sich ein Schaden zeigt. Einmal im Jahr lohnt ein Abgleich mit dem Wirtschaftsplan, damit Zuführung und Planung zusammenpassen.
Brauchen die Häuser einer Mehrhausanlage eigene Pläne?
Sinnvoll ist ein gemeinsamer Plan mit getrennten Positionen je Haus und für gemeinsame Bauteile wie die Tiefgarage. Ob auch getrennte Rücklagen geführt werden, hängt von der Gemeinschaftsordnung ab; die Verteilung der Zuführung kann die Gemeinschaft per Beschluss nach § 16 Abs. 2 Satz 2 WEG anpassen.
Über den Autor
Julius Launhardt
Gründer, Inhaber & Geschäftsführer von Ravenica · Dipl.-Ing. (TUM)
Diplomingenieur sowie M.Sc. in Management der TU München, IHK-zertifizierter Verwalter, zertifizierter Nachhaltigkeitsmanager (TÜV) und langjähriges Mitglied der Freiwilligen Feuerwehr. Als Gründer und Geschäftsführer von Ravenica in Nürnberg verantwortet er sowohl das Tagesgeschäft als auch Prozesse sowie die langfristige Strategie und Ausrichtung. Kennt Gebäudetechnik, Sanierungen, Energiethemen und Erbfälle aus der Praxis und ist selbst Eigentümer mehrerer Immobilien.
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