Außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen: So nutzen Sie das 25-%-Quorum

Wann eine Versammlung außer der Reihe sinnvoll ist

Einmal im Jahr lädt die Verwaltung zur ordentlichen Eigentümerversammlung ein. Für die meisten Gemeinschaften reicht das. Manchmal aber kann die Sache nicht bis zum nächsten Frühjahr warten: Das Dach leckt und es braucht einen Sanierungsbeschluss. Die Heizung ist ausgefallen. Eine gesetzliche Frist läuft ab, etwa für fernablesbare Zähler. Oder – der häufigste Anlass – die Gemeinschaft möchte sich von ihrer Verwaltung trennen, und genau diese Verwaltung hat wenig Interesse daran, das Thema auf die Tagesordnung zu setzen.

Für solche Fälle gibt das Gesetz den Eigentümern ein eigenes Werkzeug: das Einberufungsverlangen nach § 24 Abs. 2 WEG. Es ist einfacher zu nutzen, als viele denken.

Das Quorum: mehr als ein Viertel – nach Köpfen

Die Verwaltung muss eine Versammlung einberufen, wenn mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer das verlangt. Entscheidend ist die Zahl der Eigentümer, nicht die Zahl der Wohnungen und nicht die Höhe der Miteigentumsanteile.

Ein Beispiel aus der Praxis: In einem Haus mit elf Wohnungen gibt es neun Eigentümer, weil einem Eigentümer drei Wohnungen gehören. Ein Viertel von neun sind 2,25 – Sie brauchen also mindestens drei Eigentümer. Der Eigentümer mit den drei Wohnungen zählt dabei nur einmal. Eine Wohnung, die einem Ehepaar gemeinsam gehört, zählt ebenfalls als ein Kopf.

Prüfen Sie außerdem Ihre Gemeinschaftsordnung. Sie kann weitere Fälle festlegen, in denen eine Versammlung einzuberufen ist – das Gesetz verweist ausdrücklich darauf.

So formulieren Sie das Verlangen

Das Gesetz verlangt Textform sowie die Angabe von Zweck und Gründen. Eine E-Mail genügt. Damit Ihr Schreiben keine Angriffsfläche bietet, sollte es Folgendes enthalten:

Die Beschlussvorschläge sind mehr als Formsache. Je konkreter sie formuliert sind, desto weniger Spielraum hat die Verwaltung, den Tagesordnungspunkt zu verwässern – und desto besser sind die Beschlüsse später vor einer Anfechtung geschützt.

Wie schnell die Verwaltung reagieren muss

Eine feste Reaktionsfrist steht nicht im Gesetz. Die Verwaltung muss das Verlangen aber zügig umsetzen; wer es wochenlang liegen lässt, verletzt seine Pflichten. Für die Einladung selbst gilt: Sie soll den Eigentümern mindestens drei Wochen vor dem Termin zugehen (§ 24 Abs. 4 WEG), es sei denn, es liegt ein Fall besonderer Dringlichkeit vor.

Realistisch liegen zwischen Ihrem Schreiben und der Versammlung also gut vier bis sechs Wochen. Planen Sie das ein, vor allem wenn ein Verwalterwechsel zu einem bestimmten Stichtag klappen soll.

Wenn die Verwaltung nicht einlädt

Weigert sich der Verwalter pflichtwidrig oder reagiert er schlicht nicht, dürfen nach § 24 Abs. 3 WEG auch andere einladen:

• der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder sein Vertreter,
• ein Wohnungseigentümer, den die Gemeinschaft per Beschluss dazu ermächtigt hat.

Der zweite Weg hat einen Haken: Für den Ermächtigungsbeschluss braucht es eine Versammlung – genau die, die gerade nicht stattfindet. In der Praxis ist deshalb ein funktionierender Beirat Gold wert. Wie Sie einen Beirat aufstellen und was er darf, lesen Sie im Beitrag zu den Rechten und Pflichten des Verwaltungsbeirats.

Gibt es keinen Beirat, bleibt in der Regel nur das Amtsgericht. Ein Eigentümer kann gegen die Gemeinschaft klagen und erreichen, dass das Gericht ihn zur Einberufung ermächtigt (§ 44 WEG). Das funktioniert, dauert aber Monate.

Ein Wort der Vorsicht: Laden Eigentümer ein, die dazu nicht befugt sind, sind die gefassten Beschlüsse angreifbar. Halten Sie sich deshalb genau an die Reihenfolge – erst das Verlangen an die Verwaltung, dann die Frist, dann der Beirat.

Der Klassiker: die Versammlung zum Verwalterwechsel

Die meisten außerordentlichen Versammlungen, die wir sehen, haben ein Ziel: einen Verwalter abzuberufen, der nicht mehr liefert. Dafür gehören in der Regel drei Tagesordnungspunkte auf die Einladung – Abberufung, Beendigung des Vertrags und Bestellung eines neuen Verwalters, jeweils mit Beschlussvorschlag. Wie Sie dabei vorgehen und welche Rolle ein „wichtiger Grund“ heute noch spielt, erklärt unser Beitrag zur Kündigung der Hausverwaltung.

Damit die neue Verwaltung im selben Termin gewählt werden kann, sollten die Angebote vorher eingeholt und mit der Einladung verschickt werden. Wie das sauber gelingt, steht im Leitfaden zur Ausschreibung der Verwaltung.

Gibt es einen schnelleren Weg?

Ja, wenn wirklich alle mitziehen. Ein Beschluss kann ohne Versammlung im Umlaufverfahren gefasst werden, wenn alle Eigentümer in Textform zustimmen (§ 23 Abs. 3 WEG). Für eine einzelne Frage kann die Gemeinschaft vorher auch beschließen, dass im Umlauf die einfache Mehrheit genügt. Bei strittigen Themen – und ein Verwalterwechsel ist fast immer strittig – ist die Versammlung trotzdem der sichere Weg.

Nach der Versammlung beginnt für alle Eigentümer die Monatsfrist für eine Anfechtung. Mit unserem Rechner zur Anfechtungsfrist sehen Sie den letzten Tag sofort.

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Wenn Ihre Gemeinschaft eine Versammlung erzwingen muss, ist das meist ein Zeichen, dass mehr im Argen liegt. Ravenica ist Hausverwaltung für Nürnberg, Fürth und Erlangen und stellt sich gern in Ihrer Versammlung vor. Schreiben Sie uns über das Kontaktformular.