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Verwaltervertrag: Laufzeit, automatische Verlängerung und der richtige Zeitpunkt zum Ausstieg
Kurze Antwort
Ein WEG-Verwalter darf höchstens fünf Jahre bestellt werden, beim ersten Verwalter nach Begründung der Gemeinschaft höchstens drei (§ 26 Abs. 2 WEG). Eine automatische Verlängerung gibt es nicht: Jede Wiederbestellung braucht einen neuen Beschluss, frühestens ein Jahr vor Ablauf. Wer wechseln will, beschließt den neuen Verwalter am besten zum Ende der laufenden Bestellung.
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Bestellung und Vertrag: zwei Uhren, die meist gleich laufen
Wenn Eigentümer vom „Verwaltervertrag“ sprechen, meinen sie meistens zwei Dinge zugleich. Rechtlich sind es zwei:
- Die Bestellung macht den Verwalter zum Organ der Gemeinschaft. Nur ein bestellter Verwalter darf die Gemeinschaft vertreten, über Konten verfügen und Verträge schließen.
- Der Verwaltervertrag regelt Leistungen und Vergütung.
In der Praxis laufen beide meist parallel, oft wird der Vertrag ausdrücklich an die Bestellungszeit gekoppelt. Für die Frage „Wie lange sind wir gebunden?“ ist aber die Bestellung der Taktgeber.
Die Höchstdauer: fünf Jahre, beim Start drei
Das Gesetz begrenzt die Bestellung auf höchstens fünf Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Beim ersten Verwalter nach Begründung der Gemeinschaft – typischerweise im Neubau – sind es höchstens drei Jahre. Mehr dazu im Beitrag zur Erstverwaltung im Neubau.
Wird trotzdem länger beschlossen, ist der Beschluss nicht komplett unwirksam. Die Bestellung endet einfach automatisch mit Ablauf der zulässigen Höchstdauer.
Warum es keine stille Verlängerung gibt
Viele Verträge enthalten Sätze wie „Der Vertrag verlängert sich um ein Jahr, wenn er nicht gekündigt wird.“ Für die Bestellung ändert das nichts. Eine Wiederbestellung braucht immer einen neuen Beschluss der Eigentümer. Und dieser Beschluss darf frühestens ein Jahr vor Ablauf der laufenden Bestellung gefasst werden (§ 26 Abs. 2 Satz 2 WEG). So soll verhindert werden, dass die Fünfjahresgrenze durch frühe Verlängerungen ausgehebelt wird.
Was in der Praxis trotzdem oft passiert: Die Bestellung läuft aus, niemand bemerkt es, und der Verwalter arbeitet einfach weiter. Rechtlich ist die Gemeinschaft dann ohne Verwalter und wird von allen Eigentümern gemeinsam vertreten (§ 9b Abs. 1 WEG). Spätestens wenn eine Bank einen Nachweis über die Verwalterbestellung verlangt oder ein Handwerker auf Zahlung klagt, wird das zum Problem. Was in dieser Lage zu tun ist, erklärt der Beitrag WEG ohne Verwalter.
Tipp für Beiräte: Notieren Sie das Ende der Bestellungszeit an einer Stelle, an der es niemand übersieht – und setzen Sie die Frage „verlängern oder neu ausschreiben?“ rechtzeitig auf die Tagesordnung.
Drei Wege aus dem Vertrag
1. Zeitablauf. Der einfachste und günstigste Weg: Die Gemeinschaft bestellt den bisherigen Verwalter nicht wieder und wählt rechtzeitig einen neuen. Es fallen keine Auslaufkosten an, und niemand muss Gründe nennen.
2. Abberufung jederzeit. Die Gemeinschaft kann den Verwalter während der Laufzeit jederzeit abberufen, ohne Grund. Der Vertrag endet dann spätestens sechs Monate später (§ 26 Abs. 3 WEG); bis dahin kann die Vergütung weiterlaufen.
3. Fristlose Kündigung. Liegt ein wichtiger Grund vor, endet der Vertrag sofort. Wie das abläuft, erklärt der Beitrag zur Kündigung der Hausverwaltung.
Wechsel zum Jahresende: so planen Sie rückwärts
Die meisten Gemeinschaften wechseln zum 1. Januar, weil das Wirtschaftsjahr dann abgeschlossen ist und die neue Verwaltung mit einem sauberen Schnitt startet. Eine Folge sollten Sie kennen: Endet die Amtszeit der alten Verwaltung am 31. Dezember, muss nach dem Bundesgerichtshof die neue Verwaltung die Jahresabrechnung für das abgelaufene Jahr erstellen (BGH, Urteil vom 26.09.2025, V ZR 206/24) – es sei denn, der alte Verwaltervertrag verpflichtet den Vorgänger ausdrücklich dazu. Fragen Sie Bewerber deshalb, ob und zu welchem Preis sie diese Abrechnung übernehmen. Damit es reibungslos klappt, sollten Sie früh anfangen:
Januar bis März
Ende der Bestellung prüfen
Wann genau endet die laufende Bestellung? Gibt es Unzufriedenheit in der Gemeinschaft? Der Beirat klärt, ob verlängert oder ausgeschrieben werden soll.
März bis Mai
Angebote einholen
Gute Verwaltungen planen ihre Kapazitäten früh. Wer erst im Herbst fragt, findet oft niemanden mehr für den 1. Januar.
Mai bis Juli
Beschluss in der Versammlung
Die ordentliche Versammlung im Frühjahr oder Sommer ist der ideale Termin: Neubestellung ab 1. Januar, Laufzeit, Vergütung, Vollmacht zur Vertragsunterzeichnung.
Oktober bis Dezember
Übergabe vorbereiten
Alte und neue Verwaltung stimmen Unterlagen, Konten, laufende Verträge und offene Vorgänge ab.
1. Januar
Start
Die neue Verwaltung übernimmt – und erstellt nach dem BGH auch die Jahresabrechnung für das Vorjahr, sofern der alte Verwaltervertrag nichts anderes regelt. Klären Sie das bei der Angebotsauswahl.
Bei der Auswahl hilft der Leitfaden zur Ausschreibung der Verwaltung. Wer zu spät dran ist, kann trotzdem wechseln – dann eben über eine außerordentliche Versammlung oder zu einem späteren Stichtag. Was bei der Übergabe alles dazugehört, steht im Beitrag zu Fristen und Übergabe beim Verwalterwechsel.
Wie lang ist die richtige Laufzeit?
Für eine neue Verwaltung haben sich zwei bis drei Jahre bewährt: lang genug, damit sich die Einarbeitung lohnt, kurz genug, um nach einer Probezeit neu zu entscheiden. Bei einer bewährten Verwaltung spricht nichts gegen fünf Jahre. Seit Eigentümer ihren Verwalter jederzeit abberufen können, ist eine lange Laufzeit ohnehin kein Gefängnis mehr – die Frage ist eher, wie lange die vereinbarten Preise gelten sollen. Worauf Sie im Vertrag sonst achten sollten, erklärt der Beitrag Verwaltervertrag prüfen.
Ihre Bestellung läuft zum Jahresende aus? Ravenica übernimmt Gemeinschaften in Nürnberg, Fürth und Erlangen zum Jahreswechsel und stimmt die Übergabe mit Ihrer bisherigen Verwaltung ab. Den Ablauf finden Sie auf unserer Seite zum Verwalterwechsel.
Häufige Fragen
Verlängert sich der Verwaltervertrag automatisch, wenn niemand kündigt?
Die Bestellung zum Verwalter nicht. Sie endet mit Ablauf der beschlossenen Zeit, und eine Wiederbestellung braucht einen neuen Beschluss (§ 26 Abs. 2 WEG). Eine Verlängerungsklausel im Vertrag kann das Amt nicht verlängern. Arbeitet der Verwalter einfach weiter, tut er das ohne Bestellung.
Wann darf über die Wiederbestellung abgestimmt werden?
Frühestens ein Jahr vor Ablauf der laufenden Bestellungszeit. Ein früherer Beschluss würde die Höchstdauer von fünf Jahren aushebeln und ist deshalb nicht zulässig.
Was passiert, wenn die Bestellung abläuft und kein neuer Beschluss gefasst wurde?
Dann ist die Gemeinschaft rechtlich ohne Verwalter und wird von allen Eigentümern gemeinsam vertreten. Das kann bei Bankgeschäften, Verträgen und Notfällen schnell zum Problem werden. Bitten Sie den bisherigen Verwalter, umgehend eine Versammlung einzuberufen, oder nutzen Sie das Einberufungsrecht des Beiratsvorsitzenden.
Kann eine Bestellung für zehn Jahre beschlossen werden?
Nein. Ein solcher Beschluss ist nur insoweit unwirksam, als er die Höchstdauer überschreitet. Der Verwalter ist dann wirksam bestellt, aber nur für fünf Jahre – beim ersten Verwalter nach Begründung der Gemeinschaft für drei.
Über den Autor
Julius Launhardt
Gründer, Inhaber & Geschäftsführer von Ravenica · Dipl.-Ing. (TUM)
Diplomingenieur sowie M.Sc. in Management der TU München, IHK-zertifizierter Verwalter, zertifizierter Nachhaltigkeitsmanager (TÜV) und langjähriges Mitglied der Freiwilligen Feuerwehr. Als Gründer und Geschäftsführer von Ravenica in Nürnberg verantwortet er sowohl das Tagesgeschäft als auch Prozesse sowie die langfristige Strategie und Ausrichtung. Kennt Gebäudetechnik, Sanierungen, Energiethemen und Erbfälle aus der Praxis und ist selbst Eigentümer mehrerer Immobilien.
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