Verwalterwechsel
Gute Hausverwaltung erkennen: Kriterien, Warnsignale und Checkliste
Kurze Antwort
Eine gute Hausverwaltung erkennen Sie an drei Dingen: Sie erfüllt die Pflichtvoraussetzungen (Erlaubnis nach § 34c GewO, Berufshaftpflicht, zertifizierter Verwalter), sie führt das Geld der Gemeinschaft auf einem Konto der WEG – und sie antwortet verlässlich, setzt Beschlüsse um und liefert die Jahresabrechnung rechtzeitig. Der Preis allein sagt darüber wenig.
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Warum die Frage so schwer zu beantworten ist
Eine Hausverwaltung kauft man nicht wie eine Waschmaschine. Was sie wert ist, zeigt sich erst, wenn etwas schiefgeht: wenn das Dach undicht ist, ein Eigentümer nicht zahlt oder die Heizung im Januar ausfällt. Im Kennenlerngespräch versprechen alle, erreichbar und zuverlässig zu sein.
Es gibt aber Kriterien, die Sie vorher prüfen können – manche in fünf Minuten, manche mit ein paar gezielten Fragen. Dieser Beitrag sortiert sie nach dem, was Pflicht ist, was gute Arbeit ausmacht und was Sie stutzig machen sollte.
Was jede Verwaltung haben muss
Diese Punkte sind keine Qualitätsmerkmale, sondern Mindestvoraussetzungen. Fehlt einer, ist das Gespräch eigentlich beendet.
Erlaubnis nach § 34c GewO. Wer gewerblich Wohnungseigentum oder Mietwohnungen verwaltet, braucht seit 2018 eine Erlaubnis der IHK oder Gewerbebehörde (§ 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO). Sie wird nur erteilt, wenn der Verwalter zuverlässig ist und in geordneten Vermögensverhältnissen lebt.
Berufshaftpflichtversicherung. Sie muss Vermögensschäden mit mindestens 500.000 Euro je Schadensfall und 1.000.000 Euro pro Jahr abdecken (§ 15 MaBV).
Zertifizierter Verwalter. Jeder Eigentümer kann verlangen, dass ein Verwalter bestellt wird, der vor der IHK eine Prüfung nach § 26a WEG abgelegt hat (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Ausnahmen gibt es nur für sehr kleine Gemeinschaften mit einem Eigentümer als Verwalter. Was hinter der Zertifizierung steckt, erklärt unser Beitrag zum zertifizierten Verwalter.
Weiterbildung. Verwalter und ihre mitwirkenden Mitarbeiter müssen sich innerhalb von drei Jahren 20 Stunden fortbilden. Fragen Sie ruhig, welche Themen das zuletzt waren.
Woran Sie gute Arbeit erkennen
Das Geld liegt auf dem Konto der Gemeinschaft
Das Vermögen Ihrer WEG gehört der Gemeinschaft, nicht dem Verwalter. Das sollte sich auch im Kontovertrag zeigen: Kontoinhaber ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, der Verwalter hat nur eine Vollmacht. Ein Treuhandkonto auf den Namen des Verwalters ist nicht nur unübersichtlicher, es ist im Ernstfall gefährlich – mehr dazu in unserem Beitrag zur Insolvenz einer Hausverwaltung.
Antworten kommen – und zwar mit Inhalt
Die häufigste Beschwerde über Hausverwaltungen lautet nicht „zu teuer“, sondern „nicht erreichbar“. Fragen Sie im Gespräch, wie Anfragen bei der Verwaltung ankommen, wer sie bearbeitet und wie Sie den Stand nachverfolgen können. Ein Eigentümerportal, in dem Belege, Protokolle und Abrechnungen liegen, spart beiden Seiten viel Zeit. Wenn Ihre aktuelle Verwaltung gar nicht mehr reagiert, hilft der Beitrag Hausverwaltung reagiert nicht weiter.
Beschlüsse werden umgesetzt
Eine Versammlung ist nur so viel wert wie das, was danach passiert. Gute Verwaltungen schicken das Protokoll zeitnah, führen die Beschluss-Sammlung sauber und berichten, wann welcher Auftrag vergeben wurde. Fragen Sie nach einem Beispiel aus einem anderen Objekt.
Die Jahresabrechnung kommt im Frühjahr, nicht im Dezember
Das Gesetz nennt keine feste Frist für die Jahresabrechnung (§ 28 WEG). In der Praxis gelten drei bis sechs Monate nach Jahresende als ordnungsgemäß. Kommt die Abrechnung regelmäßig erst kurz vor Silvester, ist das ein ernstes Problem – vor allem für vermietende Eigentümer, die ihren Mietern binnen zwölf Monaten abrechnen müssen. Wie Sie eine Abrechnung prüfen, steht in unserer Checkliste zur Jahresabrechnung.
Technik wird verstanden, nicht nur weitergeleitet
Bei Heizungstausch, Dachsanierung oder Brandschutz müssen Eigentümer Entscheidungen über viel Geld treffen. Eine gute Verwaltung reicht nicht nur Handwerkerangebote durch, sondern ordnet sie ein: Ist das Angebot vollständig? Ist die Maßnahme jetzt nötig oder kann sie warten? Das spart der Gemeinschaft oft mehr, als die Verwaltung im ganzen Jahr kostet. Ein guter Test: Weiß Ihre Verwaltung, ob alle Zähler im Haus bis Ende 2026 fernablesbar sind?
Der Vertrag ist verständlich
Ein guter Verwaltervertrag zeigt auf einen Blick, was in der Grundvergütung enthalten ist und was extra kostet. Lange Listen von Sondervergütungen ohne Obergrenze sind ein Grund zum Nachfragen. Worauf Sie im Detail achten sollten, erklärt der Beitrag Verwaltervertrag prüfen.
Warnsignale, die Sie ernst nehmen sollten
Kein Nachweis über § 34c-Erlaubnis, Berufshaftpflicht oder Zertifizierung auf Nachfrage
Hausgeld fließt auf ein Treuhandkonto des Verwalters oder ein Sammelkonto mehrerer Objekte
Belegeinsicht wird verzögert, nur gegen Gebühr oder gar nicht gewährt
Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan kommen regelmäßig erst im Herbst oder später
Beschlüsse aus der letzten Versammlung sind nach Monaten nicht umgesetzt
Sie erfahren von Schäden am Haus von Nachbarn, nicht von der Verwaltung
Sondervergütungen für Leistungen, die eigentlich zum Kern der Verwaltung gehören
Häufig wechselnde Ansprechpartner, die Ihr Haus nicht kennen
Ein einzelnes Warnsignal muss nicht das Ende der Zusammenarbeit bedeuten. Aufmerksam sollten Sie aber werden, wenn sich nach einer Übernahme Ihrer Hausverwaltung plötzlich vieles ändert. Wenn sich mehrere häufen, lohnt der Blick auf Alternativen – wie ein Wechsel abläuft, lesen Sie im Beitrag zum Verwalterwechsel.
Fragen für das Kennenlerngespräch
Wenn Ihre Gemeinschaft Angebote einholt, stellen Sie allen Bewerbern dieselben Fragen. So werden die Antworten vergleichbar:
Können Sie uns Ihre § 34c-Erlaubnis, die Versicherungsbestätigung und das Zertifikat nach § 26a WEG zeigen?
Auf wessen Namen läuft das Konto der Gemeinschaft?
Wie erreichen wir Sie, und wie verfolgen wir den Stand unserer Anfragen?
Wann haben Sie in diesem Jahr die Jahresabrechnungen Ihrer Objekte verschickt?
Wer ist für unser Haus konkret zuständig, und wer vertritt diese Person?
Was ist in der Grundvergütung enthalten, was kostet extra – und wie oft fällt das typischerweise an?
Wie gehen Sie mit Notfällen außerhalb der Bürozeiten um?
Wie läuft die Übernahme von der bisherigen Verwaltung ab?
Wie Sie die Antworten anschließend nebeneinanderlegen, zeigt unser Beitrag zum Vergleich von Verwaltungsangeboten.
Was der Preis verrät – und was nicht
Hausverwaltung ist teurer geworden. Laut dem Branchenbarometer des Verwalterverbands VDIV lag die durchschnittliche Vergütung in der WEG-Verwaltung 2025 bei 29,12 Euro netto je Einheit und Monat, für 2026 planen die Verwaltungen im Schnitt eine Steigerung um gut neun Prozent. Kleine Gemeinschaften zahlen pro Einheit deutlich mehr als große.
Ein Angebot weit unter dem Markt ist deshalb kein Schnäppchen, sondern eine Frage wert: Wie geht sich das aus? Umgekehrt zeigt der Bundesgerichtshof Spielraum: Eine Vergütung über den üblichen Sätzen ist nicht automatisch unwirtschaftlich (BGH, Urteil vom 05.07.2019, V ZR 278/17). Was Verwaltung in Nürnberg typischerweise kostet, erklärt unser Beitrag zu den Kosten einer Hausverwaltung.
Stellen Sie uns gern genau diese Fragen. Ravenica ist Hausverwaltung für Nürnberg, Fürth und Erlangen – fordern Sie über das Kontaktformular ein Angebot für Ihre Gemeinschaft an und prüfen Sie uns an dieser Liste.
Häufige Fragen
Welche Nachweise muss eine WEG-Verwaltung vorlegen können?
Eine Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO, eine Berufshaftpflichtversicherung mit mindestens 500.000 Euro je Schadensfall und 1.000.000 Euro pro Jahr (§ 15 MaBV) und – für die meisten Gemeinschaften – den Nachweis, dass sie zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG ist. Fragen Sie danach; eine seriöse Verwaltung legt das ohne Zögern vor.
Wie erkenne ich, ob das Geld unserer WEG sicher geführt wird?
Lassen Sie sich zeigen, wer Kontoinhaber ist. Richtig ist ein Konto auf den Namen der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (offenes Fremdgeldkonto, oft WEG-Eigenkonto genannt). Ein Treuhandkonto auf den Namen des Verwalters ist ein Warnsignal, weil das Geld im Ernstfall schwerer zu sichern ist.
Ist die günstigste Verwaltung die beste Wahl?
Selten. Die Gemeinschaft muss nicht den billigsten Anbieter nehmen, wenn ein anderer überzeugender ist. Ein sehr niedriger Grundpreis wird oft über Sondervergütungen ausgeglichen – oder über wenig Zeit für Ihr Haus. Vergleichen Sie Leistungsumfang und Gesamtkosten, nicht die Zahl auf der ersten Seite.
Bis wann sollte die Jahresabrechnung vorliegen?
Eine feste gesetzliche Frist gibt es nicht. In der Praxis gilt eine Abrechnung innerhalb von drei bis sechs Monaten nach Jahresende als ordnungsgemäß. Für vermietende Eigentümer ist das wichtig, weil sie ihren Mietern binnen zwölf Monaten abrechnen müssen.
Über den Autor
Julius Launhardt
Gründer, Inhaber & Geschäftsführer von Ravenica · Dipl.-Ing. (TUM)
Diplomingenieur sowie M.Sc. in Management der TU München, IHK-zertifizierter Verwalter, zertifizierter Nachhaltigkeitsmanager (TÜV) und langjähriges Mitglied der Freiwilligen Feuerwehr. Als Gründer und Geschäftsführer von Ravenica in Nürnberg verantwortet er sowohl das Tagesgeschäft als auch Prozesse sowie die langfristige Strategie und Ausrichtung. Kennt Gebäudetechnik, Sanierungen, Energiethemen und Erbfälle aus der Praxis und ist selbst Eigentümer mehrerer Immobilien.
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